Importieren von Kundenstammdaten mit CDHImportStammdaten.exe

Um eine in Dateiform vorliegenden Sammlung von Kundenadressen in die bereits bestehenden Kundenstammdaten zu importieren bedarf es einiger Vorüberlegungen.

1. Sind das alles neue Adressen oder sind vielleicht einige Adressen bereits im Kundenstamm existent?
2. Damit wird entschieden, ob diese Adressen einfach angefügt werden oder mit den bestehenden abgeglichen werden müssen.
3. Wir empfehlen bei Unklarheit zunächst die bestehenden Adressen komplett zu exportieren mit Programm 8,23. Dann den Vergleich mit Excel gemäß unten angefügter Hilfen vorzunehmen und so dann schließlich nur die neuen Adressen anzufügen.
4. Der Import selbst erfolgt mit Programm 8,25. Dazu bitte unbedingt die Bedienungsanleitung aus dem Handbuch Standard-Import-Tool ausdrucken.
5. Soll nur eine Bezugsperson mitimportiert werden, so kann das mit dem Kundenimport geschehen. Dabei wird dieser korrekt angelegt und auch im Kundenstamm – Zusatzinformation eingetragen. Sollen mehrere Bezugspersonen von Neukunden neu angelegt werden, so macht man das in einem zweiten Schritt mit dem Bezugspersonen-Import. Weitere Hinweise in separater Anleitung.
6. Fertigen Sie bitte vor dem Import eine Datensicherung mit Programm 8,3 an, nachdem alle Anwender das Programm auch für die Zeit des Importlaufs verlassen haben (Kontrolle mit 9,2). Der Rest erklärt sich selbst.
   

Operationen mit MS-Excel
Doppelte Kundenadressen feststellen (einfach)

• Spalte „Name1“ markieren und sortieren (Daten >Sortieren)
• Neue Spalte neben der Spalte Name1 bilden
  • Spalte neben der Spalte Name1 (> Spalte „D“) markieren (Klick auf Spaltenüberschrift)
  • Einfügen > Spalte (neue Spalte = „D“)
• In die erste Zeile von der neuen Spalte (Bsp „D“) „Doppelte Kundenadressen eingeben“
• In die zweite Zeile von der neuen Spalte (Bsp „D“) klicken
• Dort die Funktion Wenn eingeben [=WENN(C2 = C1;“Doppelte Emailadresse“;““)]
• Danach noch eine neue Spalte einfügen rechts neben Spalte „D“. Dann Spalte „D“ komplett markieren, kopieren und in neuer Spalte „E“ nur „Inhalte einfügen“ wählen, dann „Werte“ anklicken
• Danach nach der Spalte „E“ sortieren (Daten > Sortieren)
• Dann alle doppelten Kundenadressen löschen
  

Doppelte Kundenadressen feststellen (Komplettvergleich)
Hier die Formel für den echten Vergleich der Kunden.csv (Format wie mit 8,23 erstellt). Dazu zwei neue Spalten hinter Spalte J einfügen. Dann diese Formel in die eine neue Spalte in der dritten Zeile einfügen und kopieren in alle Zeilen. Dann sind alle Adressen mit Kennzeichnung „F“ doppelt. Dann die Werte dieser Spalte in die zweite neue Spalte kopieren und nur „Inhalte einfügen“ und nur „Werte“ anklicken. Dann nach dieser Spalte sortieren und alle mit „F“ gekennzeichneten Zeilen löschen:

=WENN(C2<>C3;"A";WENN(D2<>D3;"B"; WENN(E2<>E3;"C"; WENN(H2<>H3;"D"; WENN(I2<>I3;"E";"F")))))

Textfeld kürzen auf bestimmte Länge
Um ein Text-Feld zu kürzen, in z.B: B1 stehen und Formel =TEIL(A1;1;5) nehmen. Dann Spalte noch mal nur Werte kopieren in neue Spalte.