Serienbriefe/Serienmails über HTML aus CDH Office, personalisiert

CDH Office bietet die Möglichkeit des vollautomatischen, personalisierten Versendens von Massen-Emailwerbungen.

Basiseinrichtung

Die SMTP-Daten für direktes Mailen müssen einmalig pro Arbeitsplatz eingetragen werden (siehe Basiseinrichtung E-Mail Versand über SMTP-Server).

Vorgehensweise

1. Es wird eine CSV/XLS-Datei mit Emailadressen und Anrede gebraucht. Diese kann entweder in 8,23 oder in 10,16 erzeugt werden.
2. Alle zur Serien-E-Mail gehörenden Dateien, wie die Bilder, das Word/HTML-Dokument und die CSV/XLS-Datei in einen neuen Ordner vorzugsweise auf dem Server legen. Das empfehlen wir deshalb, weil HTML-Dokumente nur funktionieren, wenn der Pfad der Bilder unverändert bleibt.
3. Das Serienmail-Programm wird mit Menüpunkt 10,15 gestartet.

Arbeitsschritte

1. Seite 1: CSV/XLS-Datei mit Adressdaten auswählen
   Seite 1: Word-Dokument für Inhalt auswählen und entsprechend füllen.
   Mögliche Seriendruckfelder:

   {Anrede}

   {Betreff}

   {E-Mail-Adresse} (Groß- und Kleinschrift ist wichtig)
   Außer den vorgenannten Festbegriffen, die in der Folgemaske (Seite 2) erst zugeordnet werden, kann im Word-Dokument auch jedes andere Excel-Feld als Serienfeld eingefügt werden. Soll z. B. das Feld „Name1“ im Word-Dokument gebraucht werden, so muss an der gewünschten Stelle einfach eingetragen werden: {#NAME1}

   Wichtig:
   Die Webseite wird automatisch als "Webseite gefiltert" gespeichert. Bei manueller Bearbeitung ist dies extrem wichtig.

2. Seite 2: Das Feld für die E-Mail-Adresse auswählen.
   Seite 2: Den Betreff aus der CSV/XLS--Datei auswählen oder einen festen Betreff eintragen.
   Seite 2: Ggf. eine Datei anhängen.
   Seite 2: Die Anrede aus der CSV/XLS-Datei zuweisen oder eine feste Anrede eintragen.
3. Seite 3: Hier bitte wenigstens eine Test-Email verschicken, besser auch zusätzlich an 3-4 bekannte E-Mail-Adressen.
4. Seite 4: Es erfolgt eine Zusammenfassung. Bitte Zeile für Zeile kontrollieren.
5. Seite 5: Jetzt wird vollautomatisch gesendet.

Hinweis:

Es ist ratsam, die CSV-Datei erst zu prüfen, ob alle Adressen mit E-Mail-Adresse sind. Wenn nicht, nachtragen oder in separate Tabelle kopieren.

Wenn eine Rundschreiben-Adresse ohne E-Mail-Adresse ist, erscheint bei der E-Mail-Erzeugung ein Hinweis auf eine Fehlerdatei. Diese kann man dann anschließend öffnen und die Adressen einzeln behandeln. Es geht also nichts verloren. Wenn man dann in der Fehlerdatei die Adressen nachträgt, kann man auch im zweiten Schritt eine weitere E-Mail-Sendung abschicken.

Wichtig: Die „SSL/TSL-Verschlüsselung“ ist nur bei großen Providern, wie z. B. gmail, erforderlich.

PS: Eine Log-Datei findet man in C:\CDH\CDHlog mit dem Namen CDHSerienmail.log