SEPA - europäische Lastschriften

Ab dem 01.02.2014 sind für Geschäftskunden nur noch Lastschriften im SEPA-XML-Format möglich. Dies wurde im CDH-Programm als Basislastschrift in Programm 6,5,5 integriert.

Voraussetzungen

1. Bei der Bundesbank muss einmalig eine Gläubiger-Identifikationsnummer (GIN) beantragt werden und im Programm 5,4,4 „Auftraggeber Bank“ mit dem Gläubiger-Namen und Ihrer SEPA-Bankverbindung eintragen.
2. Jedem Lastschriftsteilnehmer muss eine einmalige Mandatsreferenznummer (MID) im Kundenstamm Seite „Zusatzinformationen“ eingetragen und mit einem Gültigkeitsdatum versehen werden. Dort muss auch IBAN und BIC eingetragen werden.

Sofern Sie noch Kunden haben, die Lastschriften haben, deren SEPA-Bankverbindung aber noch nicht eingetragen war zur Zeit der Rechnungsstellung, kann der bisherige DTA-Lauf 6,5,4 auch weiterhin verwendet werden. Sobald der erste Kunde auf SEPA-Lastchrift umgestellt wird, muss zuerst der SEPA-Lauf 6,5,5 vorgenommen und ggf. danach der alten Lauf 6,5,4 durchgeführt werden. So kann man fließend zum neuen Standard wechseln. Aber ein Mix bei ein und demselben Kunden geht natürlich nicht. Sollte eine Meldung beim Lastschriftslauf angeben, dass für eine Rechnung Daten fehlen, müssen diese in den Stammdaten nachgetragen werden. Ein wiederholter Lauf überträgt dann auch diese Rechnung.

Mandatsreferenz-Nr.

Diese Nummer vergeben Sie einmalig für einen Kunden. Es ist ausreichend, wenn Sie einfach die Debitorennummer des Kunden verwenden, vielleicht mit vorgestelltem Firmen-Kürzel. Weil diese Referenznummern zwingend einmalig in Europa sein muss in Verbindung mit Ihrer GIN, muss ja nur darauf geachtet werden, dass nicht zwei Kunden dieselbe Nummer haben. Wir empfehlen dazu in 5,4,10 Seite 4 die Schalter „Debitoren-Nr. bei Rechnung erford.“ auf Ja zu setzen und ebenso „Debitoren-Nr. Check“ auf Seite 7.

Gültigkeit - Zahldatum

Eine Erstlastschrift muss fünf Tage vor Fälligkeit der Rechnung bei der Bank des Zahlers (Zahlstelle) vorliegen. Alle darauffolgenden Lastschriften brauchen nur zwei Tage vor Fälligkeit vorliegen. Dazu kommt in der Praxis ein Tag als Banklaufzeit. Wir setzen deshalb das Zahldatum auf heute +6 bzw. +3 Tage, insofern das Gültigkeitsdatum älter ist. Demnach kann man jetzt nicht mehr direkt einziehen. Die ganze Verwaltung pro Kunde setzt auch voraus, dass man Lastschriften nur noch an gespeicherte Kunden erstellen kann. Wenn für einen Lastschrifts-Kunden drei Jahre lang keine Lastschrift erstellt wurde, ist ebenso eine erneute Vereinbarung mit dem Kunden notwendig. Tragen Sie also bitte als Gültigkeitsdatum z.B. den 15. des Folgemonats ein und informieren Sie Ihre Kunden umgehend.

Pro SEPA-Datei wird das frühestmögliche Zahldatum jeder Rechnung ermittelt und die ganze Datei auf den spätesten Termin gesetzt, damit auch alles überwiesen wird. Die SEPA-Norm lässt pro Datei leider nur ein einziges Zahldatum zu.

IBAN und BIC

Ihre eigene SEPA-Bankverbindung wird einmalig im Programm 5,4,4 „Auftraggeber Bank“ eingetragen. Das System prüft die IBAN-Nummer auf Richtigkeit ab und gibt ggf. eine Warnmeldung. Die SEPA-Verbindungen Ihrer Lastschriftenkunden können entweder manuell im Kundenstamm eingetragen werden. Die bestehenden Einträge der BLZ und des Kontos müssen nicht entfernt werden. Wenn Sie viele Kunden haben, die mit Lastschriften sind, kann Ihr Bankinstitut die Nummern auch automatisch umstellen. Dazu bitte mit Programm 8,23 „Kundenexport“ die Kunden exportieren, nach BLZ oder Konto sortieren und alles Übrigen entfernen. Dann diese Datei mit einem Bankprogramm konvertieren und die Daten (nur Satz-Nr., IBAN und BIC) mit Programm 8,25 wieder importieren.

Änderungen des Mandats

SEPA-Lastschriften können vom einziehenden Institut abgelehnt werden, wenn nicht alle Bedingungen erfüllt werden. Dazu gehört jede Änderung einer der oben genannten Nummern, wie GIN, Mandats-Id, Gültigkeitsdatum, IBAN und BIC beider Seiten. Das System verwaltet alle diese Änderung pro Kunde vollautomatisch. Sie müssen allerdings, sobald sich eine Änderung ihrerseits ergibt, den/die Kunden jedenfalls 14 Tage vor dem nächsten Einzug über die Änderung schriftlich informieren.

Dateinamen

Weil bei SEPA-Lastschriften unterschieden werden muss, ob es sich um eine erste Lastschrift oder um eine Folgelastschrift handelt, kann es in einem Lauf auch zwei Dateien geben. Wichtig für Sie ist, dass die in Ihrem Online-Programm unbedingt in der richtigen Reihenfolge einlesen und verarbeiten. Denn sonst kann das abgelehnt werden. Die erste Datei heißt immer DTACDD1_FIRST.XML, die mögliche zweite Datei heißt DTACDD2_LAST.XML. Bitte lesen sie immer erst die Datei mit der Endung FIRST (= erste Datei) ein und verarbeiten diese. Erst danach sollten Sie, falls vorhanden, die Datei mit der Endung LAST (= letzte Datei) einlesen und verarbeiten.

Sicherheitskopie

Mit dem Lauf 6,5,5 erstellt das System automatisch zwei Dateikopien, wie Sie das auch bisher kannten, in dem lokalen CDH- und dem Server-CDH-Verzeichnis. Sollte eine Datei beim Einlesen im Bankprogramm fehlerhaft sein, so kann diese manuell vom Server kopiert werden. Die Dateien sind mit einem Datumstempel versehen, d.h. der Dateiname enthält das Datum, z.B. SEPA20130718_Lastschrift1_FIRST.TXT. Die Sicherung eignet sich auch um ältere Vorgänge einfach anzusehen. Die Dateien können mit Doppelklick angesehen werden. Um eine Sicherungskopie zu verwenden, muss nur die Dateierweiterung von „TXT“ auf „XML“ umbenannt werden. Die Werte in der Datei sollte man nur mit Fachkenntnissen verändern.

Lastschriftenlauf wiederholen

Sollte es irgendein anderes Problem bei dem Lauf 6,5,5 geben, oder wollen Sie noch eine Rechnung hinzunehmen, dann kann mit Programm 9,12 und dem untersten Punkt „Lastschriften SEPA“ der Lauf eines Tages zurückgesetzt werden. Das kann allerdings erst nach einem erneutem Lastschriftenlauf wiederholt werden.

Lastschriften erzeugen - Prinzip

Um eine Lastschrift zu erzeugen, muss man eine Rechnung mit Zahlungsbedingungstext „Abbuchung“, „Bankeinzug“, „Vorauszahlung“ oder „Vorauskasse“ erstellen. Dabei wird im Hintergrund ein Datensatz weggeschrieben, der mit 6,5,5 zu einer SEPA-XML-Datei gewandelt wird. Wichtig ist, dass der Offene Posten direkt als bezahlt gesetzt wird. Eine bankseitige Rückweisung einer Lastschrift muss dann eben zur Aktivierung des OPs mit Programm 6,3,6 führen. Dazu bitte die Anleitung Besonderheiten und Spezialfälle beim Buchen von Zahlungseingängen beachten.