Elektronisches Archivierungssystem für Ausdrucke
CDH stellt eine elektronische Archivierung für Ausdrucke zur Verfügung.
Das bedeutet, dass jeder Ausdruck automatisch im elektronischen Archiv gespeichert wird.
Wird ein Angebot (z. B.) erfasst und ausgedruckt, wird es automatisch gespeichert. Erfolgt dann nach Absprache mit dem Kunden eine Preiskorrektur und ein erneuter Ausdruck, wird diese erneut im elektronischen Archiv gespeichert.
Dies gilt für alle kunden- und lieferantenbezogenen Ausdrucke, egal, ob gedruckt, gefaxt oder gemailt wird. Grundlage sind die Ausdrucke aus dem CDH-System.
Basis-Einrichtung:
In 5,4,10,8 muss das Feld "Archivierung" auf "JA" gestellt werden.
In 5,4,10,8 muss das Feld "Adressinfo 9,18 in neuer Form" auf "JA" gesetzt werden.
Funktionsweise:
- Ab sofort wird jeder Ausdruck im Server\CDH\Archiv gespeichert. Es handelt sich um Word-Dokumente mit einem eindeutigen Namen. Die Speicherung erfolgt in Unterordnern, herunter gebrochen auf Jahreszahl und Monate.
- Bei jedem Start von CDH Office erfolgt automatisch die Indexierung. Die Word-Dokumente werden zum blitzschnellen Aufsuchen in einer Datenbank gespeichert. Die Datenbank liegt ebenfalls auf dem Server\CDH\Archiv. Dieser Vorgang geht so blitzschnell, dass er beim Starten von CDH Office kaum zu merken ist.
- Aus diesem Grund wird das Archiv erst verzögert gefüllt. Spätestens 24 Stunden später sind die Vorgänge im Archiv. Das Automatik-Tool zum Archivieren heißt C:\CDH\CDHArchivIndexierung.exe.
Beauskunftung Archivierung;
Das Archivierungssystem kann im Adressmanagement 9,18 beauskunftet werden.
Die Beauskunftung kann wie folgt erfolgen:
- Sie klicken rechts unten auf den Button "Archiv" und schon erhalten Sie eine Übersicht über das Archiv zu diesem Kunden. Auf der linken Seite ist immer ein Inhaltsverzeichnis (Tabelle), auf der rechten Seite die Vorschau.
- Auf der rechten Seite kann das Dokument mit dem Lupen-Symbol geöffnet werden. Auf der linken Seite (Tabelle) kann man die einzelnen Dokumente durchklicken.
- Auf der linken Seite (Tabelle) ist die rechte Maustaste wichtig. Mit der rechten Maustaste kann man sich auch alle Dokumente von einer Kommissions-Nr. anzeigen lassen. Dazu gehören dann auch alle Bestellungen, Lieferscheine etc.
- Die Archivierung kann aber auch in allen anderen Tabellen von dem Adress-management 9,18 mit der "rechten Maustaste" aufgerufen werden. Sind Sie also z.B. in der "Umsatzübersicht der letzten 5 Jahre" und möchten Sie dort alle Archivdaten zu der Kommisssions-Nr. erkennen, hilft Ihnen ein Klick mit der rechten Maustaste in die Tabelle.
