Elektronische Archivierung CDH für E-Mails - David Tobit

CDH bietet für CDH Office TOP-Version eine elektronische Archivierung an, damit ein- und ausgehende Emails auf dem Server gespeichert werden und in CDH Office abrufbar sind. Dafür ist eine tägliche Verschlagwortung bzw. Indexierung notwendig.

Voraussetzungen

1. Es wird David ab der Version 10.0 benötigt
2. Folgende neue Ordner in DAVID anlegen:
   • CDH Archiv als Unterordner z. B. von Eingang
   • Ausgang ALT als Unterordner von Ausgang
3. E-Mails aus dem Ordner "Ausgang“ verschieben in den Ordner "Ausgang Alt" (damit im Anfang nicht Tausend alte E-Mails archiviert werden müssen).
4. Das Installationsprogramm CDHArchiv.Setup.exe (aus C:\CDH\sys_dats) starten
   • auf ADO umschalten, wenn SQL-Anwender, sonst auf DAO lassen
   • gewünschte Uhrzeit einstellen (z. B. 11.00 Uhr)
   • darauf achten, dass "nur wenn Benutzer angemeldet ist" angeklickt ist
5. CDHArchiv (Symbol ist auf dem Desktop) starten
6. Im Programm C:\CDH\CDHArchiv.exe gibt es einen Button für "Einstellungen". Dort können eingetragen werden:
   • In die zwei Textboxen „Eigene Email-Adressen“ + „Keine automatische Erkennung für folgende E-Mail-Adressen“ bitte die eigenen E-Mail-Adressen eintragen, z. B.:
     
     Die genaue Bedeutung wird auch in der Einstellmaske noch einmal erklärt, einfach auf das ? – Zeichen klicken.
   • Bitte die zu archivierenden Ordner anklicken, wir empfehlen zumindest den Ordner "CDH Archiv" und den Ordner "Ausgang“
     
     

Vorgehensweise

1. Sobald der "Posteingang" abgearbeitet ist, werden die E-Mails regelmäßig in den Ordner "CDH Archiv" verschoben.
2. Wird das Programm CDHArchiv.exe also z. B. täglich gestartet, werden alle Emails aus den eingestellten Ordnern gescannt und einzeln am Bildschirm vorgeschlagen.
3. Die Weiterverarbeitung erfolgt halb automatisch, auf Wunsch auch vollautomatisch.
4. Der richtige Kunde/Lieferant wird schon ausgewählt, bei Mehrfachtreffern erfolgt ein Warnsymbol Über die Suchroutine kann die Zuordnung manuell erfolgen.
5. Wird kein Kunde automatisch ermittelt, kann der Suchbegriff direkt hier vorne im Feld Kunden eingegeben werden. Bei Mehrfachtreffern öffnet sich dann automatisch die Suchmaske.
6. Bitte bei neuen E-Mails im Betreff immer die Kommissionsnummer eintragen (Leertaste, ‘#‘ , ‘-‘, ‘.‘ , ‘,‘ , ‘/‘ , ‘\‘ oder ‘_‘ vorher ist wichtig)
   

Tipps:

1. Verantwortlich für die Archivierung ist der Erstempfänger, Empfänger aus dem CC-Bereich brauchen die E-Mails nicht zu archivieren.
   

Vorteile:

1. Papierloses (papierarmes!) Büro
2. Nicht gespeicherte E-Mail-Adressen fallen auf
3. Halbautomatisches Anlegen von E-Mail-Adressen zur Bezugsperson
4. Halbautomatisches Anlegen von neuen Bezugspersonen
   

Vorschriften Gesetzgeber:
Eine E-Mail darf nicht gelöscht werden, wenn sie irgendetwas mit dem Umsatz zu tun hat.

Sie darf auch nicht gelöscht werden, wenn sie vorher ausgedruckt wurde. Der Gesetzgeber verlangt: „Jedes Dokument muss genau in der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können“.