Mahnsystem, Einrichtung des Mahnsystems - ausführliche Anleitung

CDH Office verfügt über ein automatisches Mahnsystem im Bereich der Programme 6.3. Um damit arbeiten zu können müssen zunächst einige Dinge einmalig eingerichtet werden, da andernfalls eine fast endlose Anzahl Mahnungen gedruckt werden oder bestimmte Mahnungen gar nicht gedruckt werden.

1. Im Programm 5.4.9 „Mahnung“ anklicken, dann oben rechts „Drucker“ anhaken und mit dem Knopf rechts neben „Drucker 1“ den gewünschten Mahndrucker auswählen.
2. Mit Programm 5.4.10 Seite 3 bestimmen Sie unter „Anzahl Mahnung“ die Anzahl der gedruckten Mahnexemplare.
3. Mit Programm 6.3.9 können die Mahntexte, -tage und –gebühren eingestellt werden.
   1. Die Stufen 1 bis 4 werden im Feld „Reminder Nummer“ zu sehen.
   2. Die Kopftexte sind die der Rubrik „Kopf“.
   3. Die Fußtexte sind in Rubrik „Zusatz“. Diese werden unter den Rechnungsdaten gedruckt. Hier nicht zu viel Text rein schreiben, da es recht schnell dann zu zweiseitigen Mahnungen kommt. Leerzeilen müssen ausschließlich in dieser Rubrik mit der Tastenkombination Alt+0160 (0160 vom Ziffernblock) erzeugt werden.
   4. Nur in der Rubrik „Kopf“ kann man die Spezialfunktion „TAG+xx“ verwenden. Dann schreibt man zum Beispiel „Bitte zahlen Sie bis zum TAG+5“. Dann wird das TAG+5 umgewandelt in das Systemdatum des Tages der Mahnung und 5 Tage hinzugezählt.
   5. Die Mahngebühr ist pro Stufe einzutragen. Die Tage nach z.B. „1.Mahnung“ bedeuten Tage nach dem Auslösen der 1. Mahnstufe. Wird die Mahnung erst 10 Tage später als fällig ausgedruckt, zählen die Tage erst ab dem 10. Tag
   6. Man sollte die „Tage nach...“ nicht zu groß und nicht zu knapp bemessen. Berücksichtigen Sie die Post- und Banklaufzeiten. Wird in einer Stufe 0 Tage eingetragen, erfolgt ab dieser Stufe keine weitere Mahnung mehr
   7. Diese Texte, Gebühren und Tage können auch für andere Sprachen, dann natürlich manuell übersetzt, eingetragen werden. Damit kann man auch den längeren Auslands-Banklaufzeiten Rechnung tragen
4. In 5,4,10 Seite 4 ”Offene Posten Bearbeitung” auf JA setzen. Alle Rechnungen ab diesem Moment werden als Offene Posten gespeichert. Falls die Umschaltung auf JA erst jetzt erfolgt, dauert es ja mindestens bis zum Nettotermin plus die Mahntage bis Sie den ersten Mahnlauf ausführen können. Falls die Offene Posten-Bearbeitung aber schon Immer eingeschaltet war, ist zu prüfen, ob alle Offenen Posten sauber gepflegt wurden.
   1. Außenstände 6,3,4 für die letzten Jahre ohne Kundenzuordnung (einfach dort Enter-Taste) auf den Bildschirm drucken.
   2. Wenn hierbei herauskommt, dass wohl die Außenstände dieses Jahres in Ordnung sind, aber die Außenstände des oder eines der Vorjahre(s) nie mit dem Zahlungseingang ausgebucht worden sind, so bleibt nur noch übrig, entweder die
   3. Zahlungen nachträglich einzugeben oder die entsprechenden Offenen Posten zu löschen. Das Löschen eines ganzen Jahres über Programm 6,3,6. Dann die Maus so positionieren, dass man ohne Verschiebung „Löschen“ und das „Ja“ der Folgemeldung quittieren kann.
5. Mit Programm 6,3,12 die Zahlungseingänge gemäß Bankbeleg eingeben
6. Mahnlauf 6,3,5 (Mahnungen drucken mit Klicksystem)
   1. Programm 6,3,5 starten
   2. Wenn Sie einfach auf „Alle markieren“ und dann auf „Drucken“ klicken werden alle Mahnungen wie in 6,3,2 gedruckt
   3. Der Vorteil dieses Laufs ist die einfache Heraus- oder Hereinnahme einzelner Rechnungen
   4. Außerdem kann durch Klicken auf die Spalten-Überschrift schnell beliebig sortiert werden
   5. Schließlich kann eine Eingrenzung per Suche erfolgen, z.B. nur die Rechnungen eines Kunden. Somit ist es möglich auch einzelne Kunden zu mahnen.
   6. Achten Sie bitte genau darauf, dass wirklich alle offenen Rechnungen und Gutschriften der zu mahnenden Kunden angehakt werden. Sonst fehlt diese auf der Mahnung.
   7. Deshalb raten wir, entweder alles zu mahnen und ggf. einige wenige Kunden komplett herausnehmen. Oder nur kundenweise zu suchen und mit „Alle markieren“ alle Rechnungen des entsprechenden Kunden auszuwählen und gleich zu drucken
7. Mahnungen mit Rechnungskopien erzeugen
   1. In 5,4,10 Seite 2 „Batch-Druck“ auf „Ja“ setzen
   2. In 5,4,10 Seite 6 muss rechts oben bei Druckformulare hinter „RG“ eine Zahl zwischen 50 und 120 eingetragen sein (RTF-Druck), Standard ist 99
   3. In 5,4,10 Seite 6 muss rechts unten bei RTF-Druck hinter „Mahnung“ eine Zahl zwischen 50 und 200 eingetragen sein, Standard ist 99
   4. Programm 6,3,5 starten
   5. Es erscheint bei der ersten Mahnung eine Meldung „Sollen die Rechnungen zu den Mahnungen mitausgegeben werden?“
   6. Wenn der Mahnungsdrucker in 5,4,9 nicht fix zugeordnet ist, kann in der Folgemaske fallbezogen die Ausgabe der Rechnungskopie herausgenommen werden.
   7. Es werden bei allen Druckarten Rechnungskopien aller in der Mahnung aufgeführten Rechnungen mitausgegeben.
      
      

Der Mahnlauf kann jederzeit, zum Beispiel wöchentlich, vorzugsweise nach Eingabe der neusten Zahlungseingänge, gemäß Punkt V. erfolgen.

Mahnstopp:Man kann einzelne Rechnungen mit einem Mahnstopp versehen. Über Menü 6,3,6 die Rechnung aufrufen und in dem Feld Zusatztext den Vermerk „Mahnstopp“ eintragen