Inventur, Vorgehensweise und Erfassung von Lagerbeständen mit Hilfe von Excel
Aus
- Erstellen Sie eine Excel Liste (xls.), die mindestens die Spalten
- "Satznummer" und/oder
- "Artikelnummer" und/oder
- "Eigene Artikelnummer" sowie die Spalte
- "Menge" enthält.
- Wichtig ist, dass die Spaltenüberschriften exakt wie o.g. geschrieben werden, da sonst der Import nicht funktioniert. Sie können diese Liste auch erzeugen, indem Sie unter Menüpunkt 8,23,3 einen Artikelexport erstellen und alle unnötigen Spalten löschen.
- Zur Sicherheit empfehlen wir einen Stammdatenexport für Artikel im Menü 8,23,3. Diesen Artikelexport bitte speichern, er gilt quasi als separate, zusätzliche Artikeldatensicherung (vorher und nachher, ist am Ende der Dokumentation noch einmal erwähnt).
- Alle Warenbestände physikalisch aufnehmen und in die Excel-Liste eintragen.
- Wichtig: Es dürfen keine ausgedruckten Lieferscheine irgendwo herumliegen (sonst erst die Lieferscheine im System stornieren).
- Nur für SQL-Anwender:Bitte den Artikelstamm entsperren mit Programm 5,4,12 nur Haken „Artikelstamm entsperren“ setzen und OK.
- Wenn Sie jetzt noch eine Inventurliste der letzten Inventur ausdrucken möchten, dann ist das bis hierhin noch möglich. Dazu die Inventurliste 5,3,6,1 starten und die erste Abfrage mit „Ja“ bestätigen.
- Wenn die Anwender das System verlassen haben, Menü 5,3,16 „Minusbestände auf 0 setzen“ laufen lassen.
Hinweis: Diesen Lauf bitte nicht durchführen, wenn nur eine Teilinventur durchgeführt wird.
- Nur für Anwender mit Lagerplatzverwaltung: Programm CDHReorgLagerorte.exe laufen lassen (für SQL-Anwender: CDHReorgLagerorteADO.exe).
- Wenn die Anwender das System verlassen haben, Menü 5,3,17,1 „Alte Inventur-Daten löschen“ laufen lassen. Code ist: LÖSCHUNG INVENTURDATEN STARTEN (es muss eine Erfolgsmeldung erscheinen mit dem Text "alte Inventurdaten wurden erfolgreich gelöscht".
Hinweis: Diesen Lauf bitte nicht durchführen, wenn nur eine Teilinventur durchgeführt wird.
- Inventurliste drucken lassen mit Programm 5,3,6,1 (und die erste Abfrage mit „Nein“ bestätigen), um nachzusehen, ob die Inventurdaten wirklich gelöscht sind (EK-Preise auf Ja setzen, VK-Preise auf Nein):
- Spalte „Inventurdaten“ muss leer sein (Menge + Datum)
- Spalte "Altbestand" muss mit dem Wert der Spalte "Bestand" übereinstimmen
- Gezählte Bestände in die Excel Liste eingeben. Es müssen alle Artikel, die gezählt wurden, erfasst werden (nicht etwa nur die Artikel, deren Bestand abweicht):
- Nur für Anwender mit Lagerplatzverwaltung: Wird die Excel-Tabelle mit der optionalen Spalte "Lagerort" angelegt, so müssen alle Artikel mit angelegtem Lagerort dort einen Texteintrag haben. Ansonsten wird ein Lagerort ohne Namen mit der Menge dieser Zeile angelegt. Lagerorte lassen sich auf jeden Fall bis 30-stellig problemlos importieren, "Im Küchenschrank links" ist also kein Problem.
- Man darf ein und denselben Artikel auch mehrfach zählen und in Excel eintragen. In diesem Fall werden die Inventurmengen auf die zuvor erfasste Inventurmenge addiert. (Das Inventurdatum wird mit der letzten Inventurerfassung geschrieben. Nur wenn zwischen dem letztgeschriebenen Inventur-Datum und dem Jetzigen mehr als 30 Tage vergangen sind, wird es dieses als Neuinventur gesehen und die Menge nicht addiert, sondern neu geschrieben.)
- Nur für Anwender mit Lagerplatzverwaltung: Nach dem Import erscheint eine Auswertung, in der alle Artikel auftauchen, die vorher Bestand hatten und nicht mehr gezählt wurden.
- Eine falsch eingegebene Inventurmenge wird so korrigiert:
- In Excel-Tabelle reduzieren auf die zu korrigierenden Artikel
- Die zu korrigierende Differenzmenge als „Menge“ eingeben. Auch negative Mengen sind möglich.
- Nochmals die Inventurerfassung 5,3,10,2 für die zu korrigierenden Artikel durchführen
- Import über Excel-Erfassung in 5,3,10,2
Abschlussarbeiten
- Bitte ziehen Sie eine Inventurliste unter Menüpunkt 5,3,6,1, um genau zu prüfen, ob wirklich alle Einträge ohne Inventurdaten mit dem nachfolgenden Lauf verändert werden können. Denn der nachfolgende Lauf setzt die Bestände aller nicht gezählten Artikel auf null.
- Lauf "Inventurerfassung abschließen" im Programm 5,3,17,2 übernimmt die Nullsetzung der Bestände, wenn vorher Lagerbestand vorhanden gewesen ist.
- Zwei wichtige Hinweise zu diesem Lauf:
- Der Lauf darf nicht durchgeführt werden, wenn nur eine „Teilinventur“ durchgeführt wird, da sonst alle nicht erfassten Artikel im Bestand auf null gesetzt werden.
- Der Lauf darf erst dann durchgeführt werden, wenn die Inventureingabe abgeschlossen ist. Code ist: INVENTURERFASSUNG ABSCHLIESSEN
Es muss eine Erfolgsmeldung erscheinen, entweder:
- "Die Inventurerfassung wurde erfolgreich abgeschlossen"
Oder es kommt der Hinweis, dass alles unverändert bleibt:
- „Es liegen keine relevanten Artikel vor.
Demnach wurde alle Artikel bei der Inventur manuell erfasst“ >br/>Dieser Nullsetzungslauf wird bewusst für „Anwender mit Lagerplatzverwaltung“ gesperrt, da er bei solchen Anwendern die Bestände durcheinanderschmeißen würde.
- Inventurliste drucken lassen mit Programm 5,3,6,1 und die erste Abfrage mit „Nein“ bestätigen (EK-Preise auf JA setzen, VK-Preise auf Nein)
- Inventurliste Position für Position überprüfen. Bitte achten Sie darauf, dass jede Position (Artikel) mit der Inventur erfasst wurde, wenn vorher Bestand vorhanden war (fällt direkt auf, da im Bereich „Inventurdaten“ das Datum fehlt). Ansonsten falsche oder fehlende Daten mit einer Inventureingabe im Menü 5,3,10 nacherfassen bzw. korrigieren. Falschmengen können nur über ein von der Ersterfassung abweichendes Inventurdatum geändert werden. Der Altbestand bleibt davon unberührt.
- Zwischen dem Zähltermin und dem Erfassen der EDV-Daten dürfen keine Lieferungen/Wareneingänge durchgeführt werden.
- Inventurliste erneut drucken lassen und als Nachweis der Inventur ablegen. Wir empfehlen die Inventurliste (n) auch als Word-Dokument zu speichern.
- Zur Sicherheit empfehlen wir einen Stammdaten-Export für Artikel im Menü 8,23,3.
