Datev-Export Zahlungseingänge (Datev-Format CSV)

Die DATEV-Schnittstelle im aktuellen DATEV-Format (CSV) ermöglicht die Übertragung der Zahlungseingänge.

Das DATEV-Format unterscheidet sich gegenüber dem bisher von CDH verfügbaren DATEV-Format (OBE), dass damit auch bis zu 8stellige Kontonummern und 9stelige Kreditorennummern übermittelt werden können.

Grundsätzliche Voraussetzung Datenbank

Das Update CDHDBErweitern2016 ist erforderlich und der Lauf muss gemäß Anleitung durchgeführt werden. Außerdem ist das Update 7.01.0287 oder höher notwendig.

Vorbereitende Arbeiten

1. Der Datev-Export für Eingangsrechnungen sollte zunächst eingerichtet sein (siehe Bedienungsanleitung „Datev - Export Eingangsrechnungen (Datev-Format CSV)“).
2. Die Zahlung erfolgt mit dem Buchen des Zahlungseingangs mit Programm 6,3,12 oder 6,3,13. Dabei muss immer das entsprechende Bankkonto mit der F4-Taste ausgewählt werden.
3. Beim Steuerberater die Datev-Konten der Banken für den Zahlungseingang erfragen, sowie die Erlöskonten (jeweils für Inland, EU, Drittland), worauf die Mahngebühren verbucht werden sollen.
4. Die erfragten Bank-Datev-Konten im Programm 5,4,4 unter „Bankkürzel“ eintragen
5. Mit dem Exportieren der Zahlungseingänge kann man angefallene Mahngebühren als separate Buchung übertragen. Dazu bitte in den Einstellungen der Zahlungseingänge den Schalter „mit separater Buchung der Mahngebühren“ auf Ja setzen und in den Kontendaten die gewünschten Erlöskonten für die Mahngebühren eintragen. Unabhängig von der Schaltereinstellung werden ausgebuchte Mahnzuschläge immer, wie alle Ausbuchungen, als Skonto (also steuerkorrigierend) gewertet. Somit macht es immer Sinn die Mahngebühren zu buchen, entweder um die Erlöse um die Mahngebühren (weil diese immer als gewährte Skonti gebucht werden) zu erhöhen, oder um durch Umbuchung die Mahngebühren vom Skontokonto wieder herauszubuchen.
6. Programm 6,7,5 Datev-Export CSV starten
7. Im Exportpfad, der standardmäßig im lokalen CDH-Unterverzeichnis CDHDatev liegt, wird pro Exportlauf ein eigenes Verzeichnis erstellt, z.B. mit Namen „CDHDatevZE_2016_06_04_17_47_05“. Diese Zahlenkombination zeigt Ihnen Datum und Uhrzeit, hier 04.04.2016 17:47 Uhr. Wir empfehlen diese Verzeichnisse als Datensicherung bestehen lassen und nur monatlich zu löschen.

Exportmaske

Einstellungen – Export Zahlungseingänge

Einstellungen – Kontendaten

Exportlauf (täglich, wöchentlich, monatlich)

1. Nach dem Erstlauf auf einem Arbeitsplatz ist der Exportbereich auf „Zahlungseingänge“ zu stellen. Das System merkt sich das Datum des letzten übertragenen Zahlungseingangs und rechnet plus 1 Tag und überträgt standardmäßig bis gestern.
2. Darüber hinaus kann auch ein anderer Datumsbereich gewählt werden über die Einstellungen. Hierbei darf natürlich nicht doppelt übertragen werden.
3. Fremdwährungszahlungen werden im EUR-Wert übertragen.
4. Ausbuchungsbeträge werden immer als Skonto angesehen
5. Sonderabzüge müssen in Datev manuell umgebucht werden
6. Die Steuerkorrektur der gewährten Skonti wird immer auf MwSt-Konto 19 % vorgenommen (der Steuerschlüssel wird ggf. automatisch mitübergeben). Die 7 %-Anteile müssen in DATEV manuell umgebucht werden (fragen Sie Ihren Steuerberater) [USTR Abschnitt 259 Abs. 20)]
7. Lastschriften müssen unbedingt auch über den Zahlungseingang ausgebucht werden. Falls dies nicht möglich ist, beantragen Sie bitte bei uns die Freischaltung der Funktion "Bei Abbuchung OP´s nicht automatisch ausbuchen", da sonst diese Zahlungen nicht übertragen werden
8. Es werden nur Zahlungseingänge von gespeicherten Kunden übertragen, da nur für solche die Debitoren (DATEV) Nummer zugeordnet werden kann
9. Nachträglich voll ausgebuchte Restbeträge mit Zahlbetrag = 0 (z. B. es wurde mehr Skonto als vereinbart gezogen) können nicht übertragen werden, weil das eine Wert-Null-Buchung wäre. Dies bitte manuell buchen.
10. Im Zielverzeichnis liegen die Datei als CSV-Datei und das Protokoll als XLS-Dateien vor. Wenn Sie den DATEV-Import durch den Steuerberater machen lassen, könnte man das komplette Verzeichnis per Email versenden.
11. Die Zieldateien für Mahngebühren sind in einem separaten Verzeichnis. Die Dateien heißen:
    • EXTF_CDHBuchungen.csv

Die jeweilige Protokolldatei heißt:

• CDHDatev_Zahlungseingänge.xls bzw. CDHDatev_Mahngebühren.xls