CDH Projektmanagement in CDHWeb -Anleitung zum Verwalten von Projekten

Zielsetzung

Das Projektmanagement steht in der TOP-Version zur Verfügung und verwaltet Projekte und Aufgaben. Dort kann folgendes verwaltet werden:

• E-Mails
• Bilder
• Dateien
• PDFs

Die Aufgaben können terminiert werden und es gibt auch ein E-Mail-Erinnerungssystem (cloudbasiert).

Werden mehrere PDF-Dateien einer Aufgabe zugeordnet, können sie automatisiert zusammengefügt werden.

Basiseinrichtung pro Client

1. Projektmanagement (Menü 8,8) starten und den Bereich „Client-Einstellungen“ öffnen
2. Dort bitte folgende Einstellungen vornehmen:
   • eigenes Sachbearbeiterkürzel zuweisen
   • eigene E-Mail-Adressen eintragen
   • E-Mail SMTP Daten im Abschnitt „Generierungsdienst“ eintragen und Funktion auf „Aktiviert“ setzen

Einrichtung für das Empfangen von Emails

1. Wenn Sie E-Mails an das Projektmanagement weiterleiten wollen, um Aufgaben einzurichten, wird eine separate E-Mail-Adresse mit passenden Zugangsdaten benötigt . Am Einfachsten ist es, sich bei Freenet eine neue kostenlose E-Mail-Adresse zu besorgen.
2. Projektmanagement starten und den Bereich „Clienteinstellungen“ öffnen, dort in dem unteren Bereich die Maske „Aufgaben-Generierungsdienst“ wie folgt füllen:
   • „Aktiviert“ anhaken (steuert die Funktion)
   • Intervall: z. B. auf 30 Sekunden setzen
   • Servertyp: IMAP (Beispieldaten vom Standardfreenetkonto, auch nachfolgende Felder
   • Server: mx.freenet.de
   • Port: 993
   • Verschlüsselung: SSL/TLS
   • Benutzer: die Empfänger-E-Mail-Adresse
   • Passwort: das eingerichtete Passwort vom Konto
   • erlaubte Absender: alle erlaubten Absenderadressen einfügen

Start des Projektmanagements

1. In CDH Office kann es unter Menüpunkt 9,8 gestartet werden
2. In CDHWeb finden Sie das CDHProjektmanagement im Bereich „Organizer“
3. Über einen eigenen Link ist ein Start ebenfalls möglich.

E-Mails zu Aufgaben wandeln

Wenn die oben angeführte Einrichtung durchgeführt ist, können Sie einfach E-Mails an die Wunsch-E-Mailadresse weiterleiten, diese E-Mail wird dann automatisch zu einer Aufgabe gewandelt und landet in dem Projekt „Nicht zugewiesene Aufgaben“. Von dort aus kann sie jederzeit verschoben bzw. weiterverarbeitet werden.

Funktion innerhalb der Aufgaben

Um die Aufgaben zu verändern bzw. zu bearbeiten, gibt es dort folgende Funktionen:

• Erinnerung erstellen
• Erinnerung anzeigen
• in neues Projekt verschieben
• in bestehendes Projekt verschieben
• Aufgaben zusammenführen (auch PDFs zusammenführen)
• Anhänge anzeigen
• Aufgabe löschen