Elektronische Rechnung, X-Rechnung - Format UBL

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Voraussetzung

Die optionale Funktion muss geliefert sein, dass entsprechende Update muss zuvor installiert sein. Gerne bieten wir Ihnen das Add-on für das spezielle Rechnungsformat „XRechnung UBL“ an, bitte kontaktieren Sie uns.

Ziel

  1. Es werden Rechnungen nach PDF exportiert bzw. gemailt.
  2. Die PDF-Datei hat keine eingebettete XML-Datei.
  3. E-Mail-Versand mit PDF und zusätzliche XML-Anlage.
  4. Die XML-Datei wird zusätzlich auf dem Server abgelegt (siehe nachstehender Absatz).
  5. Sollte einer Ihrer Kunden „nur“ die XML-Datei benötigen, so kann diese auch nach Kundenanforderung übertragen werden, was jedoch leider ein manueller Arbeitsschritt ist. Die XML-Datei finden Sie im {CDH-Server-Verzeichnis}\export\XRechnungUbl

Einrichtung

  1. Bitte besorgen Sie sich von Ihrem Kunden eine Leitweg-ID (nur für "XRechnung UBL" an Behörden)
  2. In 5,4,10 Seite 10 muss das Feld „Neue Stammdaten.exe“ auf „Ja“ stehen
  3. In 5,4,10 Seite 11 muss das Feld „Erweiterte Marketing-KZ“ auf „Ja“ stehen
  4. Benennen Sie in 5,1,4 eins der 16 Marketingkennzeichen um auf „XRechnung(UBL-)-ID“
  5. Tragen Sie die Leitweg-ID genau in dieses Marketingkennzeichen ein (dient als Schalter, damit automatisch eine "XRechnung UBL" erzeugt wird).
    Wenn Ihnen keine ID vorliegt und Sie eine XRechnung UBL erstellen möchten, tragen Sie hier bitte "XRG" ein!
  6. Für den Kunden muss eine Emailadresse hinterlegt sein.
  7. In 5,4,4 „Auftraggeber Bank“ muss die Zeile IBAN mit Ihrer IBAN-Nummer gefüllt sein
  8. In 5,4,4 „Ansprechpartner & Kürzel“ muss die Spalte „Name ohne Tel.“ gefüllt sein
  9. In 5,4,10 Seite 3 über Button „XML-Setup“ muss Ihre Adresse in die oberen Zeilen eingetragen werden (Wichtig sind die Felder "Name 1", "Land, PLZ, Stadt" und "EMail")
  10. In 5,4,10 Seite 7 muss das Feld „Ust.Id.Nr.“ mit Ihrer Umsatzsteuernummer gefüllt sein

Einschränkungen

Der Rechnungsdruck im Format „XRechnung UBL“ funktioniert bei Einzelrechnungen, er kann jedoch nicht bei Sammelrechnungen funktionieren, da pro Rechnung nur „ein“ Kopfdatensatz vorhanden ist. Für die optionale Brutto-Rechnungs-Funktion ist die Funktion „XRechnung UBL“ nicht möglich.

Es ist zwingend erforderlich, dass eine evtl. abweichende Rechnungsadresse als eigener Kunde in den Stammdaten angelegt wird, es funktioniert nicht mit temporären Rechnungsadressen.

Exportierte Daten

In die XML-Datei werden folgende Daten exportiert:

  1. allgemeine Daten
    1. Rechnungsdaten
      1. Rechnungsnummer
      2. Dokumentenname
      3. Rechnungsdatum
    2. Verkäufer
      1. Name
      2. Adresse
      3. Steuernummer
    3. Käufer
      1. Name
      2. Adresse
      3. Steuernummer
    4. Lieferdatum
    5. Gesamtsumme
      1. Mehrwertsteuerdaten pro Mehrwertsteuersatz
        1. Summe Netto
        2. Mehrwertsteuersatz
        3. Mehrwertsteuerbetrag
      2. Summe Netto
      3. Summe Mehrwertsteuer
      4. Rechnungsbetrag Brutto
  2. Positionsdaten
    1. Pro Position
      1. Menge
      2. Artikelbezeichnung

Fazit

Wenn eine Rechnung aufgrund der Einstellungen im Kundenstamm als E-Mail-PDF erstellt wird, generiert das System automatisch eine PDF- und eine XML-Datei, die dann per E-Mail versendet werden können. Falls die zusätzliche XML-Datei nicht benötigt wird, kann im CDH Server/data-Verzeichnis eine Datei mit dem Namen 'XRechnungUblohne.ini' erstellt werden. Diese fungiert dann als Schalter.

Beispieldaten

Beispieldaten können Sie von uns erhalten oder Sie finden Sie in der gleichnamigen Handbuch-Doku an dieser Stelle

Siehe auch

Abgerufen von „http://wiki.cdh.info/index.php?title=Elektronische_Rechnung,_X-Rechnung_-_Format_UBL&oldid=3384“