Elektronische Rechnung, ZUGFeRD-Format X-Rechnung

Voraussetzung

Je nach Version beinhaltet CDH Office das Erstellen von E-Rechnungen.

Dazu wird eine PDF im ZUGFeRD-Format erzeugt, diese PDF hat eine eingebettete XML-Datei, Ausprägung XRechnung.

Unter XRechnung versteht man im Allgemeinen ausschließlich die strukturierte Datendatei.

CDH Office erzeugt beides, siehe Abschnitt „Fazit“.

Ziel

1. Die Rechnungen werden zurzeit im ZUGFeRD-Format 2.1.1 im Profil XRechnung erstellt, wir erwarten in den nächsten Monaten mehrere Änderungen.
2. Es werden Rechnungen als PDF exportiert bzw. gemailt; die PDF beinhaltet eine eingebettete XML-Datei.
3. Die XML-Datei wird zusätzlich auf dem Server abgelegt im Ordner {CDH-Server-Verzeichnis}\export\Zugferd

Einrichtung einmalig für das gesamte System

1. In 5,4,4 „Auftraggeber Bank“ muss die Zeile IBAN mit Ihrer IBAN-Nummer gefüllt sein
2. In 5,4,4 „Ansprechpartner & Kürzel“ muss die Spalte „Name ohne Tel.“ gefüllt sein
3. In 5,4,10 Seite 3 über Button „XML-Setup“ müssen die oberen 6 Zeilen mit Ihrer Adresse gefüllt sein
4. In 5,4,10 Seite 7 muss das Feld „Ust.Id.Nr.“ mit Ihrer Umsatzsteuernummer gefüllt sein

Einrichtung, falls Sie XRechnungen auch an Behörden übermitteln (B2G)

1. In 5,4,10 Seite 10 muss das Feld „Neue Stammdaten.exe“ auf „Ja“ stehen
2. In 5,4,10 Seite 11 muss das Feld „Erweiterte Marketing-KZ“ auf „Ja“ stehen
3. Benennen Sie in 5,1,4 eins der 16 Marketingkennzeichen um auf „Leitweg-ID“ (franz. Systeme: "ID de l'itinéraire")
4. Tragen Sie die Leitweg-ID Ihres Kunden genau in dieses Marketingkennzeichen ein

Einrichtung Druckersteuerung pro Arbeitsplatz

1. 5,4,9 starten und links „Rechnung“ anklicken (nicht "Rechnung ZUGFeRD")
2. Rechts oben „Drucker“ anklicken und darunter auf die drei Pünktchen neben Drucker 1 klicken
3. Auf der nächsten Seite E-Mail PDF oder E-Mail-Word->PDF anklicken
4. Ab sofort wird jetzt jede Rechnung automatisch gemailt

Einrichtung pro Kunde

Wenn das Marketingkennzeichen „Leitweg ID“

• leer ist, dann wird nur die ZUGFeRD PDF-Datei erzeugt
• mit einer Leitweg ID gefüllt ist, dann wird nur die XML-Datei erzeugt
• mit „beide“ oder „beides“ gefüllt ist, dann werden beide oben genannten Dateien erzeugt

Kennzeichnung von Ausdrucken

Damit für den Empfänger erkennbar ist, dass es eine ZUGFeRD-Rechnung ist, wird im Rechnungskopf (Platzhalter $ZUGFeRDText1$) folgendes ausgedruckt:
Dies ist eine Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard (Format XRechnung) und kann maschinell eingelesen werden.

Fazit

Wenn dann eine Rechnung per E-Mail PDF erzeugt wird (z. B. aufgrund der Einstellungen im Kundenstamm) wird automatisch eine PDF im ZUGFeRD-Format und eine XML-Datei als Mail erzeugt, die dann gemailt werden kann.
Diese XML-Datei ist dann die „reine XRechnung“. Sie ist also im Standardfall doppelt vorhanden, einmal eingebettet in der PDF und zum anderen als separate Mailanlagedatei.
Wird die zusätzliche XML-Datei nicht benötigt, dann bitte im CDH Server/data eine Datei anlegen mit dem Namen ZUGFeRDohneXML.ini, diese wirkt dann als Schalter.

Beispieldaten

Beispieldaten können Sie von uns erhalten oder Sie finden Sie in der gleichnamigen Handbuch-Doku an dieser Stelle

Siehe auch

Rechnungsdruck als XRechnung - Format UBL