Datev-Export Eingangsrechnungen (Datev-Format CSV)

Die DATEV-Schnittstelle im aktuellen DATEV-Format (CSV) ermöglicht die Übertragung der Eingangsrechnungen mit Lieferantenstammdaten.

Notwendige Informationen

DATEV - Konten für Eingangsrechnungen:

• Konto Wareneingang steuerfrei
• Konto Wareneingang 19 %
• Konto Wareneingang 7 %
• Fahrzeugkosten
• Benzin
• usw. (alle weiteren Konten und Steuerschlüssel)
• der für Kostenkonten notwendige Steuerschlüssel wird als der Kontonummer vorgestellte Ziffer erkannt
• Wenn Eingangsrechnungen in DATEV bezahlt werden sollen bzw. man kontrollieren möchte, ob eine eingehende Mahnung berechtigt ist: Für alle Zahlungsbedingungen aus 5,4,4,Zahlungsbedingungen einen 3-stelligen nummerischen Code
• z. B. könnte der Code „003“ lauten, wenn die ZB „8 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto“ ist

Vorbereitende Arbeiten

1. Der Datev-Export für Ausgangsrechnungen sollte zunächst eingerichtet sein (siehe Bedienungsanleitung „Datev - Export Ausgangsrechnungen (Datev-Format CSV)“).
2. Falls in DATEV Zahlungen arrangiert oder Mahnung überwacht werden sollen: Allen Zahlungsbedingungen in Programm 5,4,4 einen zwei- bis dreistelligen reinen Zahlencode in Spalte „Datev-Nr.“ zuordnen. Diese Codes ebenso in DATEV anlegen und pflegen.
3. Programm 6,7,5 Datev-Export CSV starten
4. Die erfragten Daten werden in den verschiedenen „Einstellungen“ der Schnittstelle beim Erststart eingetragen.
5. Die erfragten Sachkonten bitte im Programm 5,4,4 unter "Kontonummer" aufsteigend hinterlegen.
   • Im Wesentlichen gibt es zwei Arten von möglichen Konten. Ihr Steuerberater kann Ihnen genau sagen, welche Konten vierstellig und welche mit vorgestelltem „90“ eingetragen werden müssen. Die „9“ ist der Steuerschlüssel für 19 % Vorsteuer und da der Steuerschlüssel an der 6. Stelle von rechts (bei 4stelliger Sachkontenlänge) stehen muss, kann eine „0“ dazwischengesetzt werden.
   • Die Wareneingangskonten werden nämlich automatisch besteuert, während meistens die Kostenkonten keine Automatikkonten sind. Damit die Vorsteuer auch verbucht wird, müssen alle Konten, die keine Automatikkonten sind, mit dem Steuerschlüssel „9“ gekennzeichnet werden.
6. In den Einstellungen des „Export-Eingangsrechn.“ kann man die Übertragungsmethode festlegen.
   • Bei „nur nicht übertragene Rechnungen“ auf JA werden alle noch bisher nicht übertragenden Rechnungen des laufenden Monats übertragen, allerdings nur vom Monatsersten bis zum Vortag (also bis gestern). Somit werden sogar zurückdatierte Rechnungen exportiert. Wir empfehlen die Einstellung „nur nicht übertragene Rechnungen erst dann auf JA zu setzen, wenn alles mehrmals sauber gelaufen ist.
   • Hinweis: Wenn dieser Schalter auf JA steht, darf man den Lauf nicht wiederholen, weil dann die neuen Rechnungen durch den ersten Lauf schon als nicht mehr neu gekennzeichnet wurden. Muss aber wiederholt werden, dann bitte dafür den Schalter auf NEIN setzen.
   • Bei „nur nicht übertragene Rechnungen“ auf NEIN wird nur nach Datum eingegrenzt. Bei Wiederholung wird das Von-Datum auf das Datum der letzten Rechnung des letzten Exports gesetzt plus einen Tag.
7. Wir empfehlen mit der Einstellung „nur Rechnungslieferanten“ zu übertragen.
8. Im Exportpfad, der standardmäßig im lokalen CDH-Unterverzeichnis CDHDatev liegt, wird pro Exportlauf ein eigenes Verzeichnis erstellt, z.B. mit Namen „CDHDatevER_2018_01_25_09_47_05“. Diese Zahlenkombination zeigt Ihnen Datum und Uhrzeit, hier 25.01.2018 09:47 Uhr. Wir empfehlen diese Verzeichnisse als Datensicherung bestehen lassen und nur monatlich zu löschen. Den Hinweis auf das Verschieben in ein Unterverzeichnis entnehmen Sie bitte der Anleitung für Ausgangsrechnungen.