Elektronische Rechnung, ZUGFeRD-Format X-Rechnung

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Voraussetzung

Die optionale Funktion muss geliefert sein, dass entsprechende Update muss zuvor installiert sein.

Ziel

  1. Die Rechnungen sollen im ZUGFeRD-Format 2.1.1 im Profil XRechnung erstellt werden, dies ist für öffentliche Behörden Pflichtvorgabe seit November 2020 und wird zukünftig auch ein Standard-Austauschformat werden.
  2. Es werden Rechnungen nach PDF exportiert bzw. gemailt.
  3. Sollte einer Ihrer Kunden „nur“ die XML-Datei benötigen, so kann diese auch nach Kundenanforderung übertragen werden, was jedoch leider ein manueller Arbeitsschritt ist. Die XML-Datei finden Sie im {CDH-Server-Verzeichnis}\export\Zugferd

Einrichtung

  1. Bitte besorgen Sie sich von Ihrem Kunden eine Leitweg-ID (nur für XRechnungen an Behörden)
  2. In 5,4,10 Seite 10 muss das Feld „Neue Stammdaten.exe“ auf „Ja“ stehen
  3. In 5,4,10 Seite 11 muss das Feld „Erweiterte Marketing-KZ“ auf „Ja“ stehen
  4. Benennen Sie in 5,1,4 eins der 16 Marketingkennzeichen um auf „Leitweg-ID“ (franz. Systeme: "ID de l'itinéraire")
  5. Tragen Sie die Leitweg-ID genau in dieses Marketingkennzeichen ein
    (dient als Schalter, damit automatisch eine XRechnung erzeugt wird)
    Wenn nur ZUGFeRD Rechnungen erstellt werden sollen, dann irgendeinen Wert in das Feld Leitweg-ID eintragen! Der Inhalt des Marketingkennzeichens wird als "BuyerReference" in die XRechnung übernommen. Soll dieses Feld nur als Schalter dienen, so ist der Wert "XRG" einzutragen.
  6. In 5,4,4 „Auftraggeber Bank“ muss die Zeile IBAN mit Ihrer IBAN-Nummer gefüllt sein
  7. In 5,4,4 „Ansprechpartner & Kürzel“ muss die Spalte „Name ohne Tel.“ gefüllt sein
  8. In 5,4,10 Seite 3 über Button „XML-Setup“ müssen die oberen 6 Zeilen mit Ihrer Adresse gefüllt sein
  9. In 5,4,10 Seite 7 muss das Feld „Ust.Id.Nr.“ mit Ihrer Umsatzsteuernummer gefüllt sein

Einschränkungen

Der Rechnungsdruck im ZUGFeRD-Format funktioniert bei Einzelrechnungen, er kann jedoch nicht bei Sammelrechnungen funktionieren, da pro Rechnung nur „ein“ Kopfdatensatz vorhanden ist. Für Brutto-Rechnungen ist die Funktion ZUGFeRD / XRechnung nicht möglich, es erscheint folgende Meldung: "Für diesen Ausdruck ist eine Ausgabe im ZUGFeRD-Format konfiguriert. Ein Ausdruck im ZUGFeRD-Format ist aber nicht möglich, da es sich um eine Brutto-Rechnung handelt".


Exportierte Daten

In die XML-Datei werden folgende Daten exportiert:

  1. allgemeine Daten
    1. Rechnungsdaten
      1. Rechnungsnummer
      2. Dokumentenname
      3. Rechnungsdatum
    2. Verkäufer
      1. Name
      2. Adresse
      3. Steuernummer
    3. Käufer
      1. Name
      2. Adresse
      3. Steuernummer
    4. Lieferdatum
    5. Gesamtsumme
      1. Mehrwertsteuerdaten pro Mehrwertsteuersatz
        1. Summe Netto
        2. Mehrwertsteuersatz
        3. Mehrwertsteuerbetrag
      2. Summe Netto
      3. Summe Mehrwertsteuer
      4. Rechnungsbetrag Brutto
  2. Positionsdaten
    1. Pro Position
      1. Menge
      2. Artikelbezeichnung


Kennzeichnung von Ausdrucken

Damit für den Empfänger erkennbar ist, dass es eine ZUGFeRD-Rechnung ist, wird im Rechnungskopf (Platzhalter $ZUGFeRDText1$) folgendes ausgedruckt:
Dies ist eine Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard (Format XRechnung) und kann maschinell eingelesen werden.


Fazit

Wenn dann eine Rechnung per E-Mail PDF erzeugt wird (z. B. aufgrund der Einstellungen im Kundenstamm) wird automatisch eine PDF im ZUGFeRD-Format und eine XML-Datei als Mail erzeugt, die dann gemailt werden kann.
Wird die zusätzliche XML-Datei nicht benötigt, dann bitte im CDH Server/data eine Datei anlegen mit dem Namen ZUGFerDohneXML.ini, diese wirkt dann als Schalter.

Beispieldaten

Beispieldaten können Sie von uns erhalten oder Sie finden Sie in der gleichnamigen Handbuch-Doku an dieser Stelle

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