Ordnersystem für Aufträge Angebote, Ablage Kalkulation

Pro Auftrag bzw. Angebot gibt es in CDH Office die Möglichkeit, einen Ordner per Klick anzulegen. Diese Ordner lassen sich direkt aus der Auftragserfassung heraus anlegen. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, diese Ordner mit einer Vorgabe (zum Beispiel einer leeren Kalkulation) automatisch zu füllen:

Vorgehensweise:

1. Auf dem Server im Ordner CDH einen Ordner anlegen mit dem Namen excelcalculation
   (Ab Version 7.01.300 kann dieser Ordner auch „Vorgangsordner“ heißen.)
2. Dieser neu angelegte Ordner kann auf Wunsch auch direkt enthalten:
   • eine Excel-Kalkulation enthalten und/oder
   • eine beliebige Ordnerstruktur und/oder
   • eine beliebige andere Datei, die gebraucht wird
3. Wird jetzt einem Auftrag oder einem Angebot ein neuer Ordner per Klick zugeordnet, ist dieser direkt mit der gewünschten Excel-Vorlage und/oder Ordnerstruktur gefüllt.
   
   

Anlagen automatisch den E-Mails anfügen:

Manchmal gibt es die Frage, ob man in dem Ordner zu einem Vorgang auch Dateien so ablegen kann, dass diese automatisch an eine Email mit angehängt werden. Das ist möglich und nachfolgend erklärt: Wenn in dem Ordner zu einem Vorgang folgende (oder einer der folgenden) Unterordner vorhanden sind

• RTFAnlage (gilt für jede Email)
• RTFAnlage AN (gilt für Angebote)
• RTFAnlage AB (gilt für Auftragsbestätigungen)
• RTFAnlage LS (gilt für Lieferscheine)
• RTFAnlage RG (gilt für Rechnungen)
• RTFAnlage BE (gilt für Bestellungen)
• RTFAnlage AF (gilt für Anfragen)

und in diesen Ordnern Dateien abgelegt werden, dann werden diese Dateien automatisch an die entsprechende Email mit angehängt.

Im Ordner RTFAnlage BE oder RTFAnlage AF können auch Unterordner mit der Mappennummer der Lieferanten angelegt werden! Die dort abgelegten Dateien werden dann nur den Emails an die entsprechenden Lieferanten automatisch angefügt. Alle Dateien die direkt im Ordner RTFAnlage BE oder RTFAnlage AF abgelegt sind, werden jeder Bestellung bzw. Anfrage angefügt.

Ziel:

Damit können auch Standskizzen, Druckfreigaben etc. automatisch mitgesendet werden.

Zusatztipp 1

Sollte im lokalen CDH-Verzeichnis ein Ordner „excelcalculation“ (oder "Vorgangsordner") vorhanden sein, so hat dieser Priorität.

Zusatztipp 2

Es ist natürlich auch denkbar, die oben genannten Unterordner (RTFAnlage XYZ) schon in den "Vorgangsordner" (bzw. "excelcalculation") auf dem Server zu legen. Wenn man dort dann in RTFAnlage BE eine PDF mit allgemeinen Bestellhinweisen einfügt, würde diese Bestellanlage immer mitgeschickt. Allerdings: Der Ordner zum Vorgang legt sich nicht automatisch an, sondern muss mit einem Klick im Vorgang ausgelöst werden.

Zusatzinfo

Bei englischen und französischen Anwendern müssen die Begriffe angepasst werden, sie können aus der Sprach.mdb entnommen werden.

Siehe auch

Ordnersystem für Kunden, Lieferanten und Artikel