WEX - Elektronischer Datentransfer - Detailinfos für Administrator
Mit CDH Office ist es möglich verschiedene Vorgangsarten/ Vorgangspapiere in elektronischer Form an Kunden bzw. Lieferanten zu übermitteln (Export) bzw. von solchen zu importieren (Import). Die damit erzeugten Dateien werden im per Email übermittelten Word-Dokument eingebunden bzw. ausgelesen. Wenn Sie mit Outlook (nicht Outlook Express) arbeiten, ist es auch möglich, die WEX-Datei in einem Zip-Archiv und/oder als separate Anlage in die Email zu setzen. Letzteres funktioniert aber nur, wenn auf den PC’s MicroSoft-Outlook installiert ist. Die Einrichtung entnehmen Sie bitte dem Handbuch-Dokument „XML-Datensatzbestellungen als Email“.
Dateien im WEX-Format können sowohl mit Programm 1,2,17, als auch mit Starten der C:\CDH\CDH_WEX.exe importiert werden. Auch ein Doppelklick auf eine WEX-Datei einer Email-Anlage oder auf die in einem Word-Dokument eingebundene WEX-Datei startet den Import.
Basisvoraussetzung für jeden einzelnen Arbeitsplatzrechner: Einmal kurz das Programm 1,2,17 starten und anschließend wieder schließen (es wird automatisch eine Windows-Systemverknüpfung zu den WEX-Dateien erstellt). Alternativ und bei Terminal-Server-System: WEX-Datei mit rechter Maustaste anklicken, Öffnen mit – Programm auswählen – Dateityp immer… anhaken – Durchsuchen - Programm C:\cdh\cdh_wex, oder für SQL –Datenbaken CDH_WEXADO.exe, zuweisen.
Beim Import aus dem Word-Dokument kommt aus Sicherheitsgründen immer der Hinweis auf mögliche Virengefahr („Sie versuchen ein OLE-Objekt zu aktivieren, das möglicher weise Viren enthalten...könnte“). Erst nach der Ja-Bestätigung erfolgt der Import vollautomatisch.
Export-Dateien werden wie folgt importiert:
Angebot → Angebot
Bestellung → Auftrag
Anfrage → Angebot
Der Export ist nur für diese Arten der Angebote Bestellungen, Anfragen möglich:
Programm 1,4 BE=J, BE=A und BE=L
Programm 3,3, 3,4 und 3,5
Programm 2,4 AN=J und AN=S
Als weitere Grundbedingung des Exports ist für Bestellungen und Anfragen, dass der Lieferant im Stamm mit Kunden-Nr. hinterlegt ist. Sonst kommt gar keine Abfrage, ob der Vorgang mit Email-Datei erzeugt werden soll.
Wichtig ist auch grundsätzlich bei Email-Bestellungen/-Anfragen, dass die von CDH Office vorgeschlagene Emailadresse erst bestätigt wird, wenn die Email davor wirklich abgesandt wurde. Sonst hängt das System und führt nicht alles aus.
Werden Bestellungen mit Veredlerpositionen erzeugt, so werden ja bekanntlich alle Positionen separat bestellt. Es erfolgt ja keine Zusammenfassungen der Bestellungen. Bei Bestellungen mit Email-Datei mit Veredlerposition wird aber die WEX-Datei nur für die erste Positionen eines Lieferanten erstellt mit den Positionen aller weiteren Bestellungen an denselben Lieferanten, also schön zusammengefasst.
Die Preiszuordnung ist pro Export-Vorgang beim Import verschieden:
| Schalter VK aus Stamm | Schalter EK aus Datei | Artikelzuordnung | VK | EK | Artikeltext |
|---|---|---|---|---|---|
| Ja | Nein | Ja | Stamm | Stamm | Stamm |
| Ja | Nein | Nein | 0 | 0 | WEX |
| Ja | Ja | Nein | 0 | WEX-Datei EK | Stamm |
| Nein | Nein | Ja | Bestellung | Stamm | Stamm |
| Nein | Nein | Nein | Bestellung | 0 | WEX |
| Nein | Ja | Nein | Bestellung | WEX-Datei EK | WEX |
| Schalter VK aus Stamm | Artikelzuordnung | VK | EK | Artikeltext |
|---|---|---|---|---|
| Ja | Ja | Stamm | WEX-Datei-VK | WEX |
| Ja | Nein | 0 | WEX-Datei-VK | WEX |
| Nein | Ja | 0 | WEX-Datei-VK | WEX |
| Nein | Nein | 0 | WEX-Datei-VK | WEX |
| Schalter VK aus Stamm | Artikelzuordnung | VK | EK | Artikeltext |
|---|---|---|---|---|
| Ja | Ja | Stamm | Stamm | WEX |
| Ja | Nein | 0 | 0 | WEX |
| Nein | Ja | Stamm | Stamm | WEX |
| Nein | Nein | 0 | 0 | WEX |
Sonstige Zuordnung beim Import
Kunden und Artikel sind über die Satz-Nr. den Stammdaten zuordenbar. Bei Verwendung dieser Felder werden die nicht exportierten Daten direkt aus den Stammdaten gelesen. Zuordenbar meint, dass in CDH Office / WA3 diese Aufträge oder Angebote in den Komplett-Infos und Statistiken der Kunden bzw. Artikel angezeigt werden.
Wird das Feld der Artikel-Satz-Nr. nicht exportiert, überprüft das System, ob es einen Artikel im Stamm gibt. Existiert ein solcher, so wird eine Zuordnung zum Artikel hergestellt. Auch hier ist möglich, dass es ein oder mehrere Artikel gibt, welche die gleiche Nummer haben. Dann wird immer der Artikel mit der niedrigsten Satz-Nr. zugeordnet. Soll der VK immer aus dem Stamm übernommen werden, so kann man in den Einstellungen des Importprogramms das einrichten.
Nur dann, wenn gar keine Artikelzuordnung möglich ist, wird der Artikel als temporärer Einmalartikel im Auftrag / Angebot geführt. Hierbei muss aber wegen der Statistik der EK mitexportiert werden.
Bestellungs-Import
Wenn das Feld Satz-Nr. exportiert wurde und diese Satz-Nr. im System vorhanden ist, werden alle nicht exportierten Daten aus dem Kundenstamm in den Auftrag geschrieben, genau so wie ein neuer Auftrag im System eingegeben wird. Nicht exportierte Felder meint, dass diese Felder überhaupt nicht in der Exportdatei stehen.
Existiert die Satz-Nr. nicht, sucht das System nach der Debitoren- (DATEV) Nr. Wenn dieses Feld einen gültigen Wert hat, welcher der Debitoren-Nr. irgendeines der Kunden zugeordnet werden kann, so wird die Zuordnung zum Kunden exakt genauso erfolgen, wie zuvor beschrieben. Sollte es zwei oder mehr Kunden mit derselben Debitoren-Nr. geben, so erfolgt die Zuordnung mit der niedrigsten Satz-Nr. der beiden Kunden.
Nur dann, wenn weder die Satz-Nr. noch die Debitoren-Nr. vorhanden oder nicht zugeordnet werden kann wird der Kunde als temporärer Einmalkunde im Auftrag geführt.
Die Artikelzuordnung geschieht wie folgt. Wenn einer der beiden Artikelnummern (ArticleNo1, ArticleNo2) im Stamm gefunden wird, wird der Artikel diesem Stammsatz zugeordnet. Ist in den Einstellungen die „Abprüfung Artikel-Nr. = eig. Art-Nr.“ aktiviert, wird dies stattdessen geprüft. Ist ein Artikel zuordenbar, werden alle Felder aus den Stammdaten in den Auftrag übernommen (auch der Artikeltext), außer (je nach Import-Einstellung) ggf. dem Verkaufspreis.
Angebots-Import Beim Angebotsimport ist keine Kundenzuordnung möglich.
Die Artikelzuordnung geschieht so, dass die Artikelnummer verglichen wird mit der Artikelnummer im Stamm ohne Mappennummer. Wenn der Artikel demnach zuordenbar ist, wird zusätzlich geprüft, ob die Mappennummer zum Lieferanten passt. Das geschieht wie folgt. Der Lieferant muss dazu im Stamm eine Kreditorennummer haben, die mit der „DatevNo“ aus der WEX-Datei
übereinstimmt. Kommt die WEX-Datei aus einem CDH-System, so wird diese „DatevNo“ aus dem Kundenstammfeld „Lieferanten-Nr.“ genommen. Zweitens muss die PLZ dieses Lieferanten mit der Absender-PLZ in der Datei übereinstimmen. Ist ein Artikel dem Stamm zuordenbar, so werden im Gegensatz zum Auftragsimport nur die Artikel-Satz-Nr, die Artikelnummer mit vorgestellter Mappen-Nr., die eigene Artikelnummer sowie die Warengruppe ins Angebot geschrieben. Der EK kommt hierbei immer aus dem VK der WEX-Datei. Der Artikeltext wird immer aus der WEX-Datei genommen.
Anfragen-Import Der Kunden wird erkannt allein nach der Debitoren- (Datev) Nr. Wenn dieses Feld einen gültigen Wert hat, welcher der Debitoren-Nr. irgendeines der Kunden zugeordnet werden kann, so wird die Zuordnung zum Kunden vorgenommen. Sollte es zwei oder mehr Kunden mit derselben Debitoren-Nr. geben, so erfolgt die Zuordnung mit der niedrigsten Satz-Nr. der beiden Kunden. Kann kein Stammkunde zugeordnet werden, wird der Kunde temporär im Angebot angelegt.
Die Artikelzuordnung geschieht wie folgt. Wenn einer der beiden Artikelnummern im Stamm gefunden wird, wird der Artikel diesem Stammsatz zugeordnet. Ist in den Einstellungen die „Abprüfung Artikel-Nr. = eig. Art-Nr.“ aktiviert, wird dies stattdessen geprüft. Ist ein Artikel zuordenbar, werden alle Felder aus den Stammdaten in das Angebot übernommen, außer dem Artikeltext. Dieser wird immer aus der WEX-Datei genommen.
