WEX - Elektronischer Datentransfer - Detailinfos für Administrator
Mit CDH Office ist es möglich verschiedene Vorgangsarten/ Vorgangspapiere in elektronischer Form an Kunden bzw. Lieferanten zu übermitteln (Export) bzw. von solchen zu importieren (Import). Die damit erzeugten Dateien werden im per Email übermittelten Word-Dokument eingebunden bzw. ausgelesen. Wenn Sie mit Outlook (nicht Outlook Express) arbeiten, ist es auch möglich, die WEX-Datei in einem Zip-Archiv und/oder als separate Anlage in die Email zu setzen. Letzteres funktioniert aber nur, wenn auf den PC’s MicroSoft-Outlook installiert ist. Die Einrichtung entnehmen Sie bitte dem Handbuch-Dokument „XML-Datensatzbestellungen als Email“.
Dateien im WEX-Format können sowohl mit Programm 1,2,17, als auch mit Starten der C:\CDH\CDH_WEX.exe importiert werden. Auch ein Doppelklick auf eine WEX-Datei einer Email-Anlage oder auf die in einem Word-Dokument eingebundene WEX-Datei startet den Import.
Basisvoraussetzung für jeden einzelnen Arbeitsplatzrechner: Einmal kurz das Programm 1,2,17 starten und anschließend wieder schließen (es wird automatisch eine Windows-Systemverknüpfung zu den WEX-Dateien erstellt). Alternativ und bei Terminal-Server-System: WEX-Datei mit rechter Maustaste anklicken, Öffnen mit – Programm auswählen – Dateityp immer… anhaken – Durchsuchen - Programm C:\cdh\cdh_wex, oder für SQL –Datenbaken CDH_WEXADO.exe, zuweisen.
Beim Import aus dem Word-Dokument kommt aus Sicherheitsgründen immer der Hinweis auf mögliche Virengefahr („Sie versuchen ein OLE-Objekt zu aktivieren, das möglicher weise Viren enthalten...könnte“). Erst nach der Ja-Bestätigung erfolgt der Import vollautomatisch.
Export-Dateien werden wie folgt importiert:
Angebot → Angebot
Bestellung → Auftrag
Anfrage → Angebot
Der Export ist nur für diese Arten der Angebote Bestellungen, Anfragen möglich:
Programm 1,4 BE=J, BE=A und BE=L
Programm 3,3, 3,4 und 3,5
Programm 2,4 AN=J und AN=S
Als weitere Grundbedingung des Exports ist für Bestellungen und Anfragen, dass der Lieferant im Stamm mit Kunden-Nr. hinterlegt ist. Sonst kommt gar keine Abfrage, ob der Vorgang mit Email-Datei erzeugt werden soll.
Wichtig ist auch grundsätzlich bei Email-Bestellungen/-Anfragen, dass die von CDH Office vorgeschlagene Emailadresse erst bestätigt wird, wenn die Email davor wirklich abgesandt wurde. Sonst hängt das System und führt nicht alles aus.
Werden Bestellungen mit Veredlerpositionen erzeugt, so werden ja bekanntlich alle Positionen separat bestellt. Es erfolgt ja keine Zusammenfassungen der Bestellungen. Bei Bestellungen mit Email-Datei mit Veredlerposition wird aber die WEX-Datei nur für die erste Positionen eines Lieferanten erstellt mit den Positionen aller weiteren Bestellungen an denselben Lieferanten, also schön zusammengefasst.
Die Preiszuordnung ist pro Export-Vorgang beim Import verschieden:
