Elektronische Archivierung CDH für E-Mails - vereinfachte Version
Inhaltsverzeichnis
Ziel
Empfangene und versendete E-Mails auf einfachste Art und Weise zu archivieren.
Voraussetzung
- Es wird mindestens Outlook 2007 gebraucht.
- Die Installation OutlookAdd-In aus Menü 8,4,1 und auch aus 8,4,2 muss einmalig gestartet werden
Konfiguration
- Wenn Outlook gestartet wird, dann bitte das Add-In genehmigen
- Wenn Sie nach Ihrer E-Mail-Adresse gefragt werden, bitte eingeben
Funktion
Gesendete E-Mails:
Beim Senden erfolgt eine Abfrage, ob die E-Mail archiviert werden soll.
Empfangene E-Mails:
E-Mail einfach mit der rechten Maustaste anklicken und „In CDH archivieren“ bestätigen.
Zusatzinfos
- Beim Archivieren ist es gut, wenn nicht nur der Kunde oder der Lieferant ausgewählt wird, sondern auch der Auftrag bzw. das Angebot.
- Bei der Zuordnung von Kunden oder Lieferanten wird auch die Kontaktperson kontrolliert, neue Kontaktpersonen können angelegt werden.
Vorschriften Gesetzgeber
Eine E-Mail darf nicht gelöscht werden, wenn Sie irgendetwas mit dem Umsatz zu tun hat. Sie darf auch nicht gelöscht werden, wenn sie vorher ausgedruckt wurde. Der Gesetzgeber verlangt: „Jedes Dokument muss genau in der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
Tipp
Zusätzliche Möglichkeit in der Auftragserfassung II: Eine E-Mail kann auch einfach auf das offene Angebot oder auf die offene Auftragsbestätigung gezogen werden. Schon wird es archiviert und bekommt ebenfalls eine farbliche Kennzeichnung.
