Elektronische Archivierung CDH für E-Mails - Outlook

CDH bietet eine elektronische Archivierung an, damit ein- und ausgehende Emails auf dem Server gespeichert werden und in PC Präsent abrufbar sind. Dafür ist eine tägliche Verschlagwortung bzw. Indexierung notwendig.

Voraussetzungen/einmalige Einrichtung

1. Es wird mindestens Outlook 2000 gebraucht.
2. Folgende neue Outlook-Ordner anlegen:
   • CDH Archiv als Unterordner z. B. von Postfach – Martin Heinemann
   • Alte Gesendete als Unterordner von Gesendete Objekte
3. E-Mails aus dem Ordner "Gesendete Objekte" verschieben in den Ordner "Alt Gesendete" (damit im Anfang nicht Tausend alte E-Mails archiviert werden müssen).
4. Das Installationsprogramm CDHArchiv.Setup.exe (aus C:\CDH\sys_dats) starten
   • auf ADO umschalten, wenn SQL-Anwender, sonst auf DAO lassen
   • gewünschte Uhrzeit einstellen (z. B. 11.00 Uhr)
   • darauf achten, dass "nur wenn Benutzer angemeldet ist" angeklickt ist
5. CDHArchiv (Symbol ist auf dem Desktop) starten
6. Im Programm C:\CDH\CDHArchiv.exe gibt es einen Button für "Einstellungen". Dort können eingetragen werden:
   • In die zwei Textboxen „Eigene Email-Adressen“ + „Keine automatische Erkennung für folgende E-Mail-Adressen“ bitte die eigenen E-Mail-Adressen eintragen, z. B.:
     
     Die genaue Bedeutung wird auch in der Einstellmaske noch einmal erklärt, einfach auf das ? – Zeichen klicken.
   • Bitte die zu archivierenden Ordner anklicken, wir empfehlen zumindest den Ordner "CDH Archiv" und den Ordner "Gesendete Objekte".
     

Vorgehensweise

1. Sobald der "Posteingang" abgearbeitet ist, werden die E-Mails regelmäßig in den Ordner "CDH Archiv" verschoben.
2. Der Betreff kann einfach geändert werden. Dies funktioniert ganz einfach, auch wenn es grau hinterlegt ist. Hier macht es Sinn, direkt die entsprechende Kommissionsnummer einzutragen (Leertaste ‘ # ‘ ‘ - ‘ oder ‘ _ ‘ vorher ist wichtig).
3. Wird das Programm CDHArchiv.exe also z. B. täglich gestartet, werden alle Emails aus den eingestellten Ordnern gescannt und einzeln am Bildschirm vorgeschlagen.
4. Die Weiterverarbeitung erfolgt halb automatisch, auf Wunsch auch vollautomatisch.
5. Der richtige Kunde/Lieferant wird schon ausgewählt, bei Mehrfachtreffern erfolgt ein Warnsymbol. Über die Suchroutine kann die Zuordnung manuell erfolgen.
6. Wird kein Kunde automatisch ermittelt, kann der Suchbegriff direkt hier vorne im Feld Kunden eingegeben werden. Bei Mehrfachtreffern öffnet sich dann automatisch die Suchmaske.
7. Bitte bei neuen E-Mails im Betreff immer die Kommissionsnummer eintragen (Leertaste, ‘#‘ , ‘-‘, ‘.‘ , ‘,‘ , ‘/‘ , ‘\‘ oder ‘_‘ vorher ist wichtig)
   

Tipps:

1. Verantwortlich für die Archivierung ist der Erstempfänger, Empfänger aus dem CC-Bereich brauchen die E-Mails nicht zu archivieren.
2. Zusätzliche Möglichkeit in der Auftragserfassung II:
   Eine E-Mail kann auch einfach auf das offene Angebot oder auf die offene Auftragsbestätigung gezogen werden. Schon wird es archiviert und bekommt ebenfalls eine farbliche Kennzeichnung.
3. Über eine Regel kann man gesendete Emails automatisch in den Archivierungs-Ordner CDH Archiv verschieben (siehe Dokumentation „Erstellung einer Outlook Regel für gesendete Emails“).
   

Vorteile:

1. Papierloses (papierarmes!) Büro
2. Nicht gespeicherte E-Mail-Adressen fallen auf
3. Halbautomatisches Anlegen von E-Mail-Adressen zur Bezugsperson
4. Halbautomatisches Anlegen von neuen Bezugspersonen
   

Vorschriften Gesetzgeber:
Eine E-Mail darf nicht gelöscht werden, wenn sie irgendetwas mit dem Umsatz zu tun hat.

Sie darf auch nicht gelöscht werden, wenn sie vorher ausgedruckt wurde. Der Gesetzgeber verlangt: „Jedes Dokument muss genau in der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können“.