Ordnersystem für Aufträge Angebote, Ablage Kalkulation
Pro Auftrag bzw. Angebot gibt es in CDH Office die Möglichkeit, einen Ordner per Klick anzulegen. Diese Ordner lassen sich direkt aus der Auftragserfassung heraus anlegen. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, diese Ordner mit einer Vorgabe (zum Beispiel einer leeren Kalkulation) automatisch zu füllen:
Inhaltsverzeichnis
Vorgehensweise:
- Auf dem Server im Ordner CDH einen Ordner anlegen mit dem Namen
excelcalculation
(Ab Version 7.01.300 kann dieser Ordner auch „Vorgangsordner“ heißen.) - Dieser neu angelegte Ordner kann auf Wunsch auch direkt enthalten:
- eine Excel-Kalkulation enthalten und/oder
- eine beliebige Ordnerstruktur und/oder
- eine beliebige andere Datei, die gebraucht wird
- Wird jetzt einem Auftrag oder einem Angebot ein neuer Ordner per Klick zugeordnet, ist dieser direkt mit der gewünschten Excel-Vorlage und/oder Ordnerstruktur gefüllt.
Anlagen automatisch den E-Mails anfügen:
Wenn in dem Ordner "excelcalculation" (oder "Vorgangsordner") folgende Unterordner vorhanden sind
- RTFAnlage (gilt für jede Email)
- RTFAnlage AN
- RTFAnlage AB
- RTFAnlage LS
- RTFAnlage RG
- RTFAnlage BE
- RTFAnlage AF
und in diesen Ordnern Dateien abgelegt werden, dann werden diese Dateien automatisch an die Mail angehängt.
Im Ordner RTFAnlage BE oder RTFAnlage AF können auch Unterordner mit der Mappennummer der Lieferanten angelegt werden! Die dort abgelegten Dateien werden dann nur den Emails an die entsprechenden Lieferanten automatisch angefügt. Alle Dateien die direkt im Ordner RTFAnlage BE oder RTFAnlage AF abgelegt sind, werden jeder Bestellung bzw. Anfrage angefügt.
Ziel:
Damit können auch Standskizzen, Druckfreigaben etc. automatisch mitgesendet werden.
Zusatztipp
Sollte im lokalen CDH-Verzeichnis ein Ordner „excelcalculation“ (oder "Vorgangsordner") vorhanden sein, so hat dieser Priorität.
Zusatzinfo
Bei englischen und französischen Anwendern müssen die Begriffe angepasst werden, sie können aus der Sprach.mdb entnommen werden.
