Bestellungen automatisch an Lieferanten Geiger Notes übertragen, auf verschlüsseltem FTP-Server speichern

Ziel

CDH hat sich zur Aufgabe gemacht, die Verbindung zwischen Werbemittelberater und Lieferanten zu intensivieren.

Bestellungen sollen vollautomatisch (jedoch mit Sicherheitsprüfungen) auf den verschlüsselten ftp-Server des Lieferanten übertragen werden.

Vorteile

1. Ein Schritt in die Richtung Digitalisierung und Modernisierung.
2. Die Bestellung kann beim Lieferanten automatisiert verarbeitet werden.
3. Dadurch kann sich ein extremer Geschwindigkeitsvorteil ergeben.
4. Die Ware wird sofort für Ihren Auftrag reserviert.
5. Schnellere Rückmeldung vom Lieferanten, falls Klärungsbedarf vorhanden ist.

Funktion

Bei Bestellungen erkennt das System anhand des beginnenden Sortiernamens und anhand des beginnenden Stadtnamens, ob die Vollautomatik funktioniert.

Damit es in Verbindung mit Geiger Notes reibungslos funktioniert, sind folgende Grundparameter notwendig (siehe auch letzten Absatz):

Sortiername beginnend	Stadtname beginnend	Bedingungen
Geiger	Mainz	Artikelnummern beginnen mit CO-, RY-, ST- oder XP- und sind max. 10-stellig / Oder die Artikelnummer beginnt mit incl und ist fix 4-stellig. Es gibt keine Filter auf Artikelnummern / AN-Nr. bei Auftrag aus Angebot

1. Sobald eine Bestellung an den bzw. die vorstehenden Lieferanten erzeugt wird, stoppt das System beim Bestellen und fragt „Soll die Bestellung digital an den Lieferanten XY übermittelt werden? Mit der elektronischen Übertragung wird Ihre Bestellung automatisch und in kürzester Zeit bearbeitet.“
2. Die Kundennummer wird abgefragt und im Lieferantenstamm aktualisiert.
3. Es erfolgt eine Abfrage, ob eine Grafikdatei hinzugefügt werden soll.
4. Danach erfolgt die vollautomatische Übermittlung von
   • Bestellungen
   • Lieferschein (falls Lieferschein getriggert wurde)
   • angehängte Grafikdatei
   • WEX-Datei (XML-Datei)
5. Die Übertragung wird mit einer kurzen Erfolgsmeldung bestätigt.
6. Die Dateinamen beginnen prinzipiell mit der Bestellnummer (Kommissionsnummer)
7. Das Archiv in Ihrem System (TOP-Version) wird automatisiert gefüllt

Allgemeine Zusatzinfos

1. Die Dateien werden zu Kontrollzwecken in folgendem Ordner abgelegt:

   {Server}\Export\CDHSupplierPurchaseOrder

2. Log-Dateien werden in dem üblichen, lokalen CDH-Ordner\CDHLog gespeichert
3. Dieses automatische Bestellen funktioniert beim RTF-Druck, beim RTF-Batchdruck und DevExpress-Druck
4. Ebenfalls wird die Bestellung mit Zubehör wie folgt gespeichert:
   • im Auftragsordner
   • im Archiv (nur TOP-Version bzw. Nutzer mit Archivierung, nur die Bestellung)
5. Ist ein Hochladen der Bestelldateien aufgrund eines Fehlerhandlings nicht möglich, wird beim Starten von CDH Office eine Meldung eingeblendet
6. Wenn Sie diese Automatik nicht wünschen, dann bitte einfach den Sortiernamen verändern
   (z. B. eine Leertaste einfügen)

Zusatzinfos zur Abwicklung mit Geiger Notes

Es sind folgende zusätzliche Eingaben erforderlich

1. Kundenummer (wird aus den Stammdaten nachgelesen und bei Änderung auch dort gespeichert)
2. Unterscheidung nach
   • Neuauftrag
   • Folgeauftrag
   • Auftrag aus Angebot
   • Musterauftrag
3. Eingabe der ursprünglichen Auftragsnummer bei Folgeaufträgen