E-Mails bei Statusänderung

Ziele

Bei Änderung eines Status kann automatisch eine E-Mail versendet werden.

Die Funktion ist Bestandteil der TOP-Version.

Solch eine E-Mail automatisiert zu versenden macht nur bei Änderung eines Gesamtstatus Sinn, nicht bei Änderung eines Positionsstatus. (technisch gesehen lässt sich zwar auch eine E-Mail aufgrund eines Positionsstatus einrichten, da es aber nicht sinnvoll ist, kommt eine entsprechende Warnmeldung. Für Lieferbenachrichtigungen gibt es Sonderlösungen mit dem optionalen Tool CDHVersandInfomailer.exe.

Ein typisches Beispiel ist in der Handbuch-Doku „E-Mails bei Statusänderung, Beispiel Nachfassemail für Angebote“ separat beschrieben.

Basiseinrichtung

1. Outlook-Plugin muss installiert sein und funktionieren
2. 5,4,4 „Ansprechpartner und Kürzel“ müssen gefüllt sein
3. Die Statusverwaltung muss eingeschaltet sein
4. In der Maske 1,4 muss ein Sachbearbeiter hinterlegt sein

Konfiguration

Zur Konfiguration Menüpunkt 1,2,19 starten und den Button „Status-Einstellungen“ anklicken. Es erscheint die Maske mit den einzelnen Status.

In dieser Maske den Status auswählen, bei dem eine E-Mail verschickt werden soll. In dieser Zeile in das Feld der Spalte „Aktionen“ klicken. Es erscheint eine weitere Maske.

Hier die Aktion „Automatische E-Mail an Kunden“ markieren und die Vorlagendatei für die E-Mail eintragen. Masken mit OK bestätigen und schließen.

Vorlagendateien

Die Vorlagedateien sind

• msg-Dateien

Da die msg-Dateien üblicherweise personalisiert sind (Absender-Signatur), empfehlen wir die Speicherung im lokalen CDH-Verzeichnis. Bitte achten Sie darauf, dass die Dateien dann in allen lokalen CDH-Verzeichnissen vorhanden sind und überall in demselben Verzeichnis liegen und denselben Dateinamen haben. Diese können sprachabhängig hinterlegt werden. In der Konfiguration ist dann der Basisname anzugeben. Beim Versenden wird zunächst kontrolliert, ob eine Datei für die Kundensprache vorhanden ist. Sonst wird auf die Basis-Datei zurückgegriffen. Der Aufbau der Dateinamen ist wie folgt:

• Basisdatei: {Dateiname}.msg (z. B. Vorlage_Versandbenachrichtigung.msg)
• Sprachabhängige Datei: {Dateiname}_{Sprachkürzel}.msg

(z. B. Vorlage_Versandbenachrichtigung_fr.msg)

Wird keine Vorlage gefunden, wird eine Warnmeldung ausgegeben und es wird keine E-Mail versendet.

Aufbau der Vorlagendatei

• Die 1. Zeile der Vorlagendatei (bis zum ersten Zeilenumbruch) wird als Betreff benutzt.
• Der Inhalt der Vorlagendatei ab der 2. Zeile wird als E-Mail-Text übernommen.

Platzhalter

In den E-Mails können auch Platzhalter verwendet werden. Die Platzhalter können sowohl im Betreff als auch im Inhalt der E-Mail verwendet werden.

Als Platzhalter sind folgende Felder verfügbar (Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert):

Platzhalter	Bedeutung
{AuftragsNr}	Auftragsnummer
{JobName}	Job-Nr. / Name aus Auftrag
{BestellNr}	Kundenbestellnummer aus Auftrag
{BestellDatum}	Kunden-Bestelldatum oder Auftragsdatum falls leer
{Anrede}	Anrede des Kunden (Sehr geehrter Herr Müller,)
{KontaktpersonName1}	Vorname des Kundenansprechpartners
{KontaktpersonName2}	Nachname des Kundenansprechpartners (im Platzhalter Anrede bereits enthalten!)
{KontaktpersonEmail}	E-mailadresse des Kundenansprechpartners
{Heute}	Heutiges Datum
{SBName}	Name des Sachbearbeiters des Auftrags (Feld Zusatz)
{SBTelefon}	Telefonnummer des SB
{SBEmail}	E-Mailadresse des SB
{Liefertermin}	Liefertermin des Auftrags aus dem Auftragsfuß
{Versandadresse}	Versandanschrift für den Auftrag
{Menge}	Positionsmenge (nur bei Positionsstatus)
{Liefermenge}	Menge der aktuellen Lieferung (nur bei Positionsstatus, nur bei Lieferscheindruck)
{ArtikelNr}	Artikelnummer (nur bei Positionsstatus)
{ArtikelName}	Artikelbezeichnung (nur bei Positionsstatus)

Für die Positionsdaten kann ein separater Block definiert werden, der in die Platzhalter
{Positionen}
...
{/Positionen}
eingeschlossen sein kann. Alles was sich zwischen diesen zwei Platzhaltern befindet, wird für jede Position einmal wiederholt. Dies kann für eine Auflistung der Positionen verwendet werden, die ihren Status verändert haben.

Zusatzinfos

1. Zur Erstellung der E-Mails wird das Programm CDHStatusExport.exe verwendet, welches aber automatisch getriggert wird (keine Einrichtung notwendig).
2. Der Versand erfolgt üblicherweise über das Outlook-Plugin, das Outlook-Plugin prüft alle 5 Minuten, ob Mails versendet werden sollen.
3. Beim Neustart von Outlook wird grundsätzlich geprüft, ob möglicherweise Mails vom Mitarbeiter nicht versendet werden konnten, da diese möglicherweise im Urlaub sind und das Outlook-Konto nicht verwendet wurde. Es erscheint eine entsprechende Meldung bei den anderen Usern.
   
4. Soll weiterhin die alte Funktionalität verwendet werden (Versand der E-Mail mit CDHStatusMailer.exe über SMTP), dann muss im Server-Daten-Verzeichnis die Datei CDHStatusEmailByCDHStatusMailer.ini angelegt werden. Diese Datei braucht keinen Inhalt haben.