Gutschriften

Gutschriften und die richtige Vorgehensweise bei der Erstellung von Gutschriften

Bei der Bearbeitung von Gutschriften ist es wichtig, zunächst zu prüfen, in welche der nachstehenden 4 Klassen eine Gutschrift gehört.

1. Einfache Stornierung direkt unmittelbar nach Rechnungserstellung

2. Gutschrift, weil ein Preisnachlass vereinbart wurde (Wertgutschrift)

3. Gutschrift, weil der Kunde umtauscht und „eine neue“ Rechnung erstellt werden muss

(Mengengutschrift Alternative 1)

4. Gutschrift, weil der Kunde umtauscht und „keine neue“ Lieferung haben möchte

(Mengengutschrift Alternative 2)

Einfache Stornierung direkt unmittelbar nach Rechnungserstellung

Beispielsituation: Eine Rechnung wurde geschrieben. Vor dem Versenden der Rechnung fällt auf, dass die Berechnung von Porto und Verpackung vergessen wurde. Die Rechnung ist noch nicht an den Kunden verschickt worden.
Lösung:
Es gibt die Funktion „Rechnung stornieren“ (Menü 6,10). Diese Funktion sollte nur verwendet werden, wenn

• die Rechnungen vom gleichen Tag oder vom Vortag sind, da die Rechnungsnummer wieder freigegeben wird
• die Rechnung noch nicht an die Buchhaltung übertragen wurde

Gutschrift, weil ein Preisnachlass vereinbart wurde (Wertgutschrift)

Beispielsituation: Eine Rechnung wurde geschrieben. Ein Teil dieser Rechnung soll nun gutgeschrieben werden, beispielsweise, weil ein Teil der Ware defekt war.
Lösung:
a) Sie erfassen einen normalen Auftrag

• Artikelerfassung mit Temporärartikel (ohne Speicherung)
• Menge: 1 (kein Minuszeichen)
• Artikelbez.: Preisnachlass gemäß Absprache mit Herrn Müller
• Preis VK: -200
• Preis EK: -200 (wenn sich die EUR 200,- beim Lieferanten wiederholen)

b) Maske 1.4 wie folgt bestücken:

• Auftragsbestätigung = N
• Lieferschein = U
• Rechnung = G
• Bestellung = N

c) In der folgenden Mengenmaske die Mengen belassen (also nicht mit Minus bestätigen, da Minus x Minus Plus ergibt).

Beispielsituation 2: Eine Rechnung wurde geschrieben. Von 200 gelieferten Artikel waren 20 defekt und müssen gutgeschrieben werden.
Lösung:
a) Sie erweitern den bestehenden Auftrag wie folgt:

• Sie kopieren die Position, die gutgeschrieben werden soll
• Menge: 20 (kein Minuszeichen)
• Preis VK: Hier ergänzen Sie ein Minus vor den Preis, also zum Beispiel -9,50 €
• Preis EK: Hier ergänzen Sie ebenfalls ein Minus, sofern Sie auch vom Lieferanten eine Gutschrift erhalten. Sonst EK = 0

b) Maske 1.4 wie folgt bestücken:

• Auftragsbestätigung = N
• Lieferschein = U
• Rechnung = G
• Bestellung = N

c) In der folgenden Mengenmaske die Mengen belassen (also nicht mit Minus bestätigen, da Minus x Minus Plus ergibt).

Gutschrift, weil der Kunde umtauscht und „eine neue“ Rechnung erstellt werden muss (Mengengutschrift Alternative 1)

Beispielsituation: Eine Rechnung wurde geschrieben und auch an den Kunden verschickt. Die Rechnung hatte einen Fehler (falsche Rechnungsanschrift) und soll komplett gutgeschrieben und neu berechnet werden.

Bitte benutzen Sie den Menüpunkt 6,11 „Gutschreiben“, dort wird bei der Alternative 1 angeboten:

• Erstellen einer Gutschrift mit Korrektur des Auftrags und Möglichkeit der späteren Neuberechnung

Gutschrift, weil der Kunde umtauscht und „keine neue“ Lieferung haben möchte (Mengengutschrift Alternative 2)

Beispielsituation: Eine Rechnung für ein Warenmuster wurde geschrieben. Der Kunde bemängelt, dass er das Muster bezahlen muss, da er doch erheblichen Umsatz macht. Daraufhin soll die gesamte Rechnung ohne Neuberechnung gutgeschrieben werden.

Bitte benutzen Sie den Menüpunkt 6,11 „Gutschreiben“, dort wird bei der Alternative 2 angeboten:

• Erstellen einer Gutschrift, ohne das später eine Neuberechnung veranlasst wird

Anmerkung zur Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung kann nicht über 6,11 gutgeschrieben werden, wohl aber storniert werden, so lange noch keine Schlussrechnung erstellt wurde.

Mit der Stornierung wird auch die Anzahlungsposition im Auftrag dezimiert.

Das Stornieren und Gutschreiben einer Schlussrechnung im Menü 6,10 bzw. Menü 6,11 ist problemlos möglich, da es für das System eine normale Rechnung ist.

Anmerkung zur Sammelrechnung

Eine Sammelrechnung kann nicht über Menü 6,11 gutgeschrieben werden. Für die Gutschrift einer Sammelrechnung gehen Sie über Menü 1,4. Beginnen Sie mit der ersten Kommissionsnummer und wählen Sie LS=US und Rechnung=G aus. Gehen Sie die Kommissionsnummern nacheinander durch und setzen Sie ein Minus vor die entsprechenden Mengen.