Jahreswechselarbeiten

Die nachstehenden Arbeiten können in den letzten Dezembertagen oder auch noch Anfang Januar durchgeführt werden. Die Arbeiten bitte nur auf einem Arbeitsplatz durchführen. Nachstehende Beschreibung bezieht sich auf den Jahreswechsel 2024/2025, wird aber rechtzeitig für 2026 angepasst.

1. Soweit möglich, alle noch zum Umsatz 2024 gehörenden Lieferungen und Rechnungen/Gutschriften erstellen. Wenn Sie Anfang Januar noch Rechnungen für das Vorjahr schreiben möchten, ist dies möglich, indem Sie das Datum im Programm 1,4 rückdatieren.
2. Offene Aufträge überprüfen
   • Wir empfehlen die Auftragsreorganisation durchzuführen mit Menü 5,4,12.
     Vorher bitte unbedingt den nachfolgenden Hinweis lesen!
     Wenn Sie reorganisieren möchten, dann bitte nur „Aufträge“ anklicken! Bei diesem Lauf müssen alle anderen Anwender das System verlassen.
     Hinweis: Damit werden alle erledigten Aufträge, d.h. alle Positionen, die zumindest zu 95% geliefert und berechnet wurden, aus den offenen Aufträgen entfernt, da sie ja bereits in den Umsatzdaten zu finden sind. Man kann diese Aufträge dann nicht mehr in der Auftragserfassung öffnen. Allerdings kann man diese Vorgänge dann über den Umsatz im Infosystem wiederfinden und mit Hilfe der rechten Maustaste auch zu einem Wiederholungsauftrag oder ähnlichem Vorgang wandeln.
     Die Reorganisation ist nicht empfehlenswert bei Abrufaufträgen oder in der light-Version!
3. Auftragsbestands-Journal Menü 7,14 ausdrucken und Inhalt prüfen
4. Auch Berechnungs-Journal Menü 7,19 ausdrucken und Inhalt prüfen (hier werden gelieferte Aufträge ausgewiesen, die jedoch noch nicht abgerechnet sind)
5. Ungültige Aufträge löschen mit Menü 1,2,3 oder alternativ Nachberechnung durchführen.
6. Wenn Sie mit dem Mahnsystem von CDH arbeiten:
   • Außenstands-Komplettliste Menü 6,3,4 (ohne Kundenangabe) für das Jahr 2024 ausdrucken.
   • Außenstands-Komplettliste Menü 6,3,4 (ohne Kundenangabe) als Komplett-Liste ausdrucken, dazu bitte den Jahreseintrag herausnehmen
7. Auf Wunsch: Inventur durchführen gemäß Bedienungsanleitung aus dem Handbuch (Menü 12,3), entweder manuell oder über Excel.
8. Wer mit dem Terminmanagement 9,13 arbeitet: Im Terminmanagement bitte den Reiter "Termine reorganisieren" anklicken.

Nach dem Jahreswechsel

Die drei Aktualisierungsläufe müssen unbedingt im neuen Jahr durchgeführt werden.

1. Umsatz-Aktualisierung Kunden mit Menü 5,1,9 zur Eröffnung von 2025 durchführen.
2. Umsatz-Aktualisierung Lieferanten mit Menü 5,2,10 zur Eröffnung von 2025 durchführen.
3. Verkaufte Mengen-Aktualisierung Artikel mit Menü 5,3,19 zur Eröffnung von 2025 durchführen.
4. Auf Wunsch: Im Menü 5,4,3 die Rechnungsnummer neu setzen z.B. auf 25.0000
   • Dazu müssen alle anderen Anwender das Programm verlassen haben
   • 5,4,3 Rechnungsnummer -> Weiter -> noch einmal Weiter -> Eigenes Kürzel eintragen -> OK -> Hier die neue RG-Nummer eintragen
   • Die Eingabe des Punktes und der vier Zahlen dahinter ist sehr wichtig
   • Damit heißt die erste Rechnung 25.0001
   • Bitte nur die Nummer der Standard-Rechnung ändern
   • Kann man noch Rechnungen auf 2024 erstellen?
     Ja, aber nur mit der fortlaufenden neuen Rechnungs-Nummer. Das Datum in Menü 1,4 ist das Rechnungsdatum. Das Zahlungsziel wird bei Rückdatierung immer ab dem Tagesdatum gerechnet.
     Tipp:
     Werden aber nur noch einzelne Rechnungen aufs Vorjahr geschrieben, kann man mit einer neuen Funktion auch den alten Nummernkreis benutzen. Dazu darf aber niemand im System Rechnungen schreiben. Hierzu die einzelne(n) Nummer(n) im Programm 5,4,3 in die 2. Maske eintragen. Dann werden die nächste(n) Rechnung(en) mit dieser(n) Nummer(n) geschrieben.
     Bitte anschließend in 5,4,3 prüfen, ob in der zweiten Maske alles leer ist, sonst restliche Nummern entfernen.
5. Wenn Sie mit dem Kassenbuch im Menü 6,4 arbeiten: Im Kassenbuch wird der Anfangsbestand mit Menü 6,4,4 in der lfd. Nummer 0 als Einnahme eingetragen (auch später hierüber korrigierbar). Möchten Sie noch Eingaben oder Ausdrucke zum Vorjahr ausführen, bitte wie folgt vorgehen:
   • Über Menü 6,4,2 das Jahr auf 2024 ändern.

Lieferantenumsätze für die PSI

Benötigen Sie Lieferantenumsätze für die PSI-Messe? Dann gibt es folgende Möglichkeiten:

• wenn Sie mit unserem Zahlsystem arbeiten, Summenliste aus Menü 6,6,13,3 (sind genaue Werte)
• wenn Sie nicht mit dem Zahlsystem arbeiten, Liste aus 7,2,11 (sind nur Richtwerte)
• Alternativ kann das neue Rendite-Journal Lieferanten aus Menü 7,24,2 genommen werden

Zusatztipp

Es gibt in Menü 5,1,5 und 5,2,5 eine Doublettenprüfung für Adressen. Eine jährliche Prüfung könnte sich als hilfreich erweisen.