WORM Installation Voraussetzung für GoBD

Ziel

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten mittels Zugriffsberechtigungen, um die Vorschrift GoBD zu erfüllen.

Voraussetzungen

Mindestens CDH Office Version 7.01.0276 auf allen Arbeitsplätzen.
Einrichtung gemäß Doku WORM-Verzeichnis anlegen mit eingeschränkten Berechtigungen.

Konfiguration

1. Auf dem Server befindet sich das Verzeichnis z.B. S:\CDH\Archiv
2. Dort bitte zusätzlich anlegen S:\CDH\WORMArchiv
3. Dieses Verzeichnis muss mit WORM-Berechtigungen angelegt werden, siehe separate Anleitung WORM-Verzeichnis anlegen mit eingeschränkten Berechtigungen.
4. In 5,4,10 Seite 2 muss folgendes eingestellt werden:
   • Der Schalter “WORM-System Archiv aktivieren” muss auf “Ja” gesetzt werden
   • Der Basis-Pfad des WORM-Archivs muss angegeben werden (z.B. S:\CDH\WORMArchiv)
   • Der Schalter “WORM-System als einziges Archiv verwenden” muss aktiviert werden
5. Auf einem beliebigen Arbeitsplatz muss einmalig “CDHArchivMetaCopy.exe” gestartet werden.
   
6. Die Jahresordner (nicht die zusätzlichen Dateien) aus dem CDH Archivordner in den WORM Archivordner verschieben.
7. Auf einem beliebigen Arbeitsplatz muss einmalig die Anwendung “CDHWORMSystem.exe” gestartet werden.
   

Laufender Betrieb

Die Dokumente landen bei der Archivierung direkt im WORM-Archiv. Bei jedem Start von CDH Office wird für neue Dokumente automatisch mittels des Tools “CDHWORMSystem.exe” eine Protokoll-XML Datei angelegt.

Inhalt Protokolldatei

Für jedes Dokument wird eine XML-Datei hinterlegt, die für das Finanzamt folgende Werte protokolliert:

• Dateinamen
• Größe
• Versionsnummer
• Erstelldatum
• Letztes Änderungsdatum
• Archivierungsdatum
• IP-Adresse des Archivierungsrechners
• Archivierungsuser
• Hashcode SHA-256?
  (ein Teil dieser Angaben wird im Archiv links unten angezeigt)
  
• Letztes Prüfdatum des Schreibschutzes im WORM-Archiv