WEX - Elektronischer Datentransfer für Werbemittelhändler - Detailinfos für das Senden von Bestellungen

Allgemeine Anmerkung: Seit Januar 2004 gibt es innerhalb der Werbemittelbranche einen neuen Schnittstellen-Standard WEX (Werbemittel-Exchange-XML). Dieser Standard ermöglicht das Austauschen von Aufträgen/Angeboten.

Basis-Einrichtung für das gesamte Netz (2 Minuten):
Bitte Ihre Firmenstammdaten in 5,4,10,3 Button "XML-Setup" eintragen. Zusätzlich dort folgende Felder schalten:
(Die BLZ und Konto-Nummer ist nur notwendig, wenn Sie mit einigen Lieferanten Abbuchungsverfahren vereinbart haben.)

Wenn Sie wünschen, dass Ihre Bestellungen als Email vorgeschlagen werden sollen, dann bitte das Feld "bei Bestellungen abfragen" auf "JA" setzen.

Wenn Sie wünschen, dass Bestellungen als Email nur für bestimmte Lieferanten vorgeschlagen werden sollen, das Feld "Schalter im Lieferantenstamm hat Priorität" auf "JA" setzen.
(Damit könnten Sie jetzt bei einzelnen Lieferanten im Lieferantenstamm eintragen, ob eine Bestellung als E Mail mit beigefügter WEX-Datei versendet werden soll.)

Wenn Sie wünschen, dass die Dateien als ZIP-Archiv geliefert werden, bitte das Feld "WEX-Datei im ZIP-Archiv" auf "Ja" setzen (dann wird keine EXE als Datei eingepflanzt, sondern eine ZIP-Archiv. Sie ist kleiner und jedes E-mail - Programm akzeptiert auch ZIP-Dateien).

Wenn Sie wünschen, dass die WEX-Datei als separater Anhang geliefert wird (nur mit MS Outlook möglich, nicht mit Outlook Express oder anderen Systemen), das Feld "WEX-Datei als Anlage" auf "Ja" setzen.
(Diese Einstellung empfiehlt sich auf jeden Fall bei Verwendung von MS Outlook. Damit wird die E-mail gleich fix und fertig (mit Adresse, Betreff und Signatur) erzeugt.)

Bitte beachten Sie die WEX-Anleitung Detailinfos für Administrator. Die Firmen-Email-Adresse und die Kunden_nr. im Stamm des WEX-Dateiempfängers (Lieferanten) ist notwendig.

Zusätzliche Empfehlung: Bitte auch das Feld "WEX-Datei im Zip-Archiv" auf "Ja" setzen, da verschiedene Sicherheitseinrichtungen nur ZIP-Archive akzeptieren.

Ständige Funktionen:

1. Drucken Sie eine Bestellung, fragt das System automatisch nach, ob diese Bestellung gemailt werden soll (Voraussetzung: Bei dem Lieferanten ist eine E-mail – Adresse und eine Kundenummer gespeichert). Wird diese Abfrage mit "JA" beantwortet, erzeugt das System ein Word-Dokument mit eingebetteter WEX-Datei bzw. WEX-Datei in der Email Anlage.
2. Der Bestell-Empfänger (Lieferant) braucht nur noch auf die eingebettet Datei zu klicken, schon wurde der Auftrag in das System importiert.

Anmerkung: Alle automatisierten WEX-Dateien werden zusätzlich zum Word-Dokument gesendet, sodass auf keinen Fall irgendein Nachteil entsteht. Das Word-Dokument lässt sich nach wie vor ausdrucken. Der Auftrag/das Angebot kann nach wie vor manuell eingegeben werden.