Textbaustein-System, Einrichtung und Verwendung von Textbausteinen

Was ist ein Textbaustein?

1. Diese Bausteine (Textteile) kann man in folgenden Programme benutzen:
   • in der Briefschreibung (Menü 4,1/4,2/4,3)
   • im Artikeltext (Menü 5,3,4/1,1/2,1)
   • als Angebotskopftext (Menü 2,4)
   • in Angeboten bei Druck auf Word (Menü 2,4)
   • in allen auf Word ausgegebenen Formularen (Menü 1,4)
   • im Textbausteinsystem selbst (Menü 4,4)

Wie erstellt man einen Textbaustein?

1. Menü 4,4 öffnen
2. „Neu“ anklicken und Nummer bestätigen
3. Text erstellen
   • Mehrzeiligen Text schreiben
   • Oder mit Alt+Tab (oder Klick auf „CDH“ in der Taskleiste) zum Fenster „Textverarbeitungsfunktionen“ wechseln
   • „Brief kopieren“ anklicken und Brief mit Doppelklick auswählen
   • Oder „Textbausteine“ anklicken und Textbaustein mit Doppelklick auswählen
   • Man kann auch Grafiken in einen Baustein einfügen, z.B. die Unterschrift. Das ist aber im Artikeltext nicht möglich.
4. Word verlassen
5. Die Kurzbeschreibung des Textbausteins eingeben z.B. „Reklamation Verpackung“. Zur Differenzierung einen möglichst langen Text eingeben.
6. Textbausteine kann man auch aus bestehenden Briefen erstellen
7. Mögliche Vorschläge findet man im Handbuch unter „Textbaustein-vorschläge“

Wie benutze ich einen Textbaustein?

1. Im Brieftext mit Alt+Tab (oder Klick auf „CDH“ in der Taskleiste) zum Fenster „Textverarbeitungsfunktionen“ wechseln
2. „Textbausteine“ anklicken, Suchbegriff eingeben und Textbaustein mit Doppelklick auswählen
3. Oder im Feld links daneben direkt die Bausteinnummer eingeben und Enter-Taste. Es empfiehlt sich die häufig benutzten Bausteine zuerst mit tiefen Nummern einzugeben. Dann weiß jeder mit welcher Bausteinnummer man zum Beispiel seinen eigenen Mit-freundlichen-Grüßen-Baustein mit Unterschrift einfügt
4. Im Artikeltext klickt man entweder auf „Textbausteine“ und wählt einen Baustein mit Doppelklick aus
5. Oder man gibt (wie die Erklärung rechts zeigt) direkt die Bausteinnummer in eine neue Zeile ein mit einer anhängenden Raute, z.B. „14#“ und Enter-Taste
6. Im Angebotsdruck kann oben über den Button „Textbausteine“ ebenso eine Textbaustein wählen. Dabei werden die Standard-Kopftexte ausgeblendet bis zum nächsten Start von Menü 2,4. Will man ausschließlich mit Textbaustein-Kopftexten arbeiten, kann im Menü 5,4,10 Seite 4 den Schalter „AN-Texte aus TBS“ auf Ja setzen
7. Im Angebot oder anderen Formaleren verhält es sich wie im Brief. Auf Button ”Alle Einträge” (4. Menüebene innerhalb eines Word-Dokuments) klicken