GoBD, Vorschriften GoBD

GoBD Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Oder kurz: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung digital

BMF Schreiben vom 14.11.2014 klärt die Einzelheiten, umgesetzt werden muss dies zum 01.01.2015 (also 6 Wochen später), Fristverlängerung gab es bis zum 01.01.2016.

Die GoBD ist kein Gesetz, aber doch eine klare Arbeitsanweisung vom Finanzamt. Wer Rechtsstreitigkeiten mit dem Fiskus aus dem Weg gehen möchte, sollte sich an die GoBD halten. Ein Verstoß gegen die GoBD alleine führt nicht zu einer Strafe oder Neubewertung der Steuerpflicht.

Man kann jetzt Belege scannen und elektronisch archivieren, der Beleg kann weggeworden werden. Es muss jedoch geprüft werden, ob er nicht vielleicht aufgrund anderer gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden muss.

Es gibt eine 10-Tages-Regel. Diese besagt, dass ein Beleg innerhalb von 10 Tagen in ein nachvollziehbares System aufgenommen wird, indem der Beleg gegen Verlust und Veränderung gesichert ist.

Die Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden (10 Jahre?).

Die Belege müssen für den Zweck des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Dies gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerrelevanten Werten.

Grundsätzlich dürfen Dokumente in einer Dateisystemebene aufbewahrt werden. Hierbei sollten allerdings ergänzende Maßnahmen zum Zugriffsschutz der Daten und zu ihrer Unveränderbarkeit ergriffen und dokumentiert werden. Es muss auch das Datum der Umwandlung (z. B. in eine PDF) dokumentiert werden.

Das Finanzamt legt absoluten Wert auf Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation.

Buchungssätze in Richtung Finanzbuchhaltung müssen „bis zum Ablauf des Folgemonats“ festgeschrieben werden. Das bedeutet also im Regelfall spätestens zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Alle Belege müssen „lückenlos“ nachvollziehbar sein.

Die Unveränderbarkeit der Daten kann auch hardwaremäßig (z. B. durch unveränderbare, fälschungssichere Datenträger), als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffberechtigungskonzepten) gewährleistet werden.

Um Dokumente vor einer Manipulation zu schützen, wird die Verwendung eines SHA-Hashes empfohlen.

Der große Konflikt: Bewerbungsunterlagen, E-Mails an den Betriebsrat, E-Mails an den Steuerberater.

Vorschriften Gesetzgeber: Eine E-Mail darf nicht gelöscht werden, wenn sie irgendetwas mit dem Umsatz zu tun hat. Sie darf auch nicht gelöscht werden, wenn sie vorher ausgedruckt wurde.
Der Gesetzgeber verlangt: „Jedes Dokument muss genau in der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können“.