Besonderheiten und Spezialfälle beim Buchen von Zahlungseingängen

Wie werden Gutschriften als Offene Posten behandelt?

Beim Zahlungseingang müssen bestehende Gutschriften mit einer Zahlung ausgebucht werden. Die Gutschriften haben einen negativen Rechnungs- und Zahlbetrag.

Wie bucht man eine Gutschrift gegen eine gleich hohe Rechnung aus?

1. Programm 6,3,8 starten
2. Auf Knopf „Alle auswählen“ oben links klicken oder einzeln Haken setzen in Spalte “ausbuchen“
3. Oben links den Knopf „GT/RG ausbuchen“ anklicken

Hinweis: Bei Verwendung der DATEV-Schnittstelle wird diese Buchung nur dann richtig gebucht, wenn dies über das Buchhaltungs-Verrechnungskonto statt über die Bank gebucht wird. Dazu kann man in 6,3,12 im F2-Fenster des Bankkürzels das Verrechnungskonto eintragen z.B. wie folgt:

Kürzel	Bankname	Bank-Nr. Datev
VK	Verrechnungskonto	1360

Wie bucht man eine Gutschrift gegen eine niedrigere Rechnung mit offenem Rest?

1. Programm 6,3,12 starten
2. Die Währung muss mit der Rechnungswährung übereinstimmen
3. OK
4. Rechnung oder Kunde auswählen
5. Gutschriftszahlbetrag entsprechend mindern
6. Gutschrift und Rechnung markieren und „Zahlung verbuchen“
7. Folgemeldung „Rechnung ausbuchen“ mit Nein quittieren

Hinweis: Bei Verwendung der DATEV-Schnittstelle wie im Hinweis im Punkt zuvor beschrieben verfahren.

Wie verbucht man eine Zahlung, wenn zu viel Skonto gezogen wurde?

1. Programm 6,3,12 starten
2. OK
3. Rechnung oder Kunde auswählen
4. Rechnung markieren
5. Sobald das Skonto nicht in der Skontofrist oder nicht dem maximal erlaubten Skontowert entspricht, erfolgt zur Sicherheit die Verbuchungsabfrage mit der Angabe wie viel Skonto gezogen wurde
6. Diese wunschgemäß beantworten und verbuchen
7. Bei der Ausbuchungsabfrage entscheiden, ob Rest offen stehenbleiben soll (wird dann auch gemahnt), dann mit „Nein“ antworten oder ausgebucht werden soll (dann wird nicht gemahnt), dann mit „Ja“ bestätigen.

Wie kann man einen offenen Restbetrag (überzogenes Skonto) nachträglich ausbuchen?

1. Programm 6,3,12 starten
2. OK
3. Rechnung oder Kunde auswählen
4. Rechnung markieren und verbuchen (Werte sind alle 0,00)
5. Beide Folgeabfragen mit „Ja“ beantworten
6. Erste Maske mit „Abbruch“ verlassen

Wie bucht man eine Gutschrift aus, deren Rechnung schon ausgebucht wurde?

1. Programm 6,3,12 starten
2. OK
3. Rechnung oder Kunde auswählen
4. Gutschrift markieren und verbuchen
5. Erste Maske mit „Abbruch“ verlassen

Wie kann man einen erfolgten Zahlungseingang wieder annullieren?

1. Mit Programm 6.3.6 den Posten "ZAHLUNG" löschen
2. Folgeabfragen mit Ja beantworten. Damit werden alle diese Rechnungs-Nr. gehörenden Posten korrigiert bzw. gelöscht.
3. Es erfolgt ein Hinweis, was verändert wurde
4. Mit Programm 6.3.6 alle zur Rechnungs-Nr. gehörenden Posten (Rechnung, Mahnung) prüfen wie folgt:

Rechnung	Fälligkeit 2 + alle Mahngebühren	z.B. 1010,00 (1000,00 + 0,00 + 10,00)
Mahnung 1	Fälligkeit 2 + Mahngebühr Stufe 1	z.B. 1000,00 (1000,00 + 0,00)
Mahnung 2	Fälligkeit 2 + Mahngebühr Stufe 2	z.B. 1010,00 (1000,00 + 10,00)

5.Alternativ kann die Außenständeliste zeigen, ob der Offene Posten korrekt ist

Hinweis: Mit Programm 9,12 kann man auch einen ganzen Zahlungen eines ganzen Tages zurücksetzen

8. Wie kann man eine erfolgte Ausbuchung einer Rechnung wieder zurücknehmen?

1. Nach Rechnungsnummer in Programm 6,3,6 suchen 2. Den Posten „Ausbuchung“ dieser Rechnungsnummer löschen über den Button „Löschen“ 3. Dann den Posten „Rechnung“ aufrufen und die beiden Felder „Restbetrag“ korrigieren. Der Restbetrag muss den noch offenen Betrag enthalten. 4. Mit Programm 6.3.6 alle zur Rechnung gehörenden Posten (Rechnung, Mahnung, Zahlung) wieder auf AKTIV setzen, d.h. Posten auswählen, Schalter „AKTIV“ auf JA setzen 5. Dann kann man die Außenstände mit 6.3.4 neu prüfen

9. Wie kann man eine automatisch erfolgte Abbuchung wieder aktivieren, weil die Lastschrift zurückgewiesen wurde?

1. Mit Programm 6,3,6 den Posten "ABBUCHUNG" dieser Rechnungs-Nr. löschen 2. Dann den Posten „Rechnung“ aufrufen und die beiden Felder „Restbetrag“ korrigieren. Der Restbetrag muss den noch offenen Betrag, das heißt den Nettobetrag, enthalten. Dann bitte den Schalter „Aktiv“ auf JA setzen. 3. Dann kann man die Außenstände mit 6,3,4 neu prüfen