Elektronische Rechnung, ZUGFeRD-Format X-Rechnung

Die XRechnung ZUGFeRD-Format ist in Deutschland das gebräuchlichste Format, 98 % aller Rechnungen werden entsprechend gehändelt. Es wird das europäische Standard-Datenmodul EN 16931 verwendet. Je nach Version beinhaltet CDH Office das Erstellen von E-Rechnungen.

Je nach Einstellung wird gesendet:

• nur PDF mit eingebetteten XML-Daten (Basiseinstellung, gültig bei 98 % aller Fälle)
• PDF mit eingebetteten XML-Daten und zusätzlich eine XML-Datei
• nur XML-Datei

Ziel

1. Die Rechnungen werden zurzeit im ZUGFeRD-Format Profil EN16931 Version 2.3.2 erstellt.
2. Es werden Rechnungen als PDF exportiert bzw. gemailt; die PDF beinhaltet eine eingebettete XML-Datei.
3. PDF und XML-Datei werden zusätzlich auf dem Server abgelegt im Ordner {CDH-Server-Verzeichnis}\export\Zugferd
4. Die XRechnung (CII) wird in der Version 3.0.2 erstellt.

Einrichtung einmalig für das gesamte System

1. In 5,4,4 „Auftraggeber Bank“ müssen die Zeilen "Kontoinhaber", "IBAN" und "BIC/SWIFT" gefüllt sein.
2. In 5,4,4 „Ansprechpartner & Kürzel“ muss die Spalte „Name ohne Tel.“ gefüllt sein
3. In 5,4,10 Seite 3 über Button „XML-Setup“ muss Ihre Adresse in die oberen Zeilen eingetragen werden (Wichtig sind die Felder "Name 1", "Land, PLZ, Stadt" und "EMail")
4. In 5,4,10 Seite 7 muss das Feld „Ust.Id.Nr.“ mit Ihrer Umsatzsteuernummer gefüllt sein
5. In 5,4,10 Seite 10 muss das Feld „Neue Stammdaten.exe“ auf „Ja“ stehen

Einrichtung Druckersteuerung pro Arbeitsplatz

1. 5,4,9 starten und links „Rechnung“ anklicken (nicht "Rechnung ZUGFeRD")
2. Rechts oben „Drucker“ anklicken und darunter auf die drei Pünktchen neben Drucker 1 klicken
3. Auf der nächsten Seite E-Mail PDF oder E-Mail-Word->PDF anklicken
4. Ab sofort wird jetzt jede Rechnung automatisch gemailt

Einrichtung pro Kunde

• Für „normale“ Kunden muss nichts im Kundenstamm hinterlegt werden.
• Bei Rechnungen an Behörden, muss im Kundenstamm unter Zusatzinformationen das Feld „XRechnungCiiLeitweg-ID“ mit der Leitweg-ID gefüllt werden, dann wird automatisch eine E-Mail mit XML-Anhang erzeugt (keine PDF).
• Sollte es für bestimmte Kunden, die keine Behörde sind, nötig sein die PDF- und XML-Datei zu senden, dann muss in den Feldern „ZUGFeRD Leitweg-ID“ und „XRechnung CII Leitweg-ID“ einfach „XRG“ eingetragen werden.

Oder anders ausgedrückt:

• Endkunde will nur ZUGFeRD-PDF-Rechnung: Im Kundenstamm nichts eintragen ODER Leitweg-ID in das Feld ZUGFeRD-ID eintragen
• Endkunde will nur XML-Rechnung: Im Kundenstamm die Leitweg ID in das Feld des benötigten Formats eintragen
• Endkunde will beides: Das Feld ZUGFeRD-ID im Kundenstamm mit "XRG" befüllen

Zusatzhinweis, kaum gebräuchlich: Wird das Feld ZUGFeRD-ID im Kundenstamm mit "XRG-" (also mit Minuszeichen hinter dem "XRG") befüllt, wird für diesen Kunden eine alte PDF Rechnung erstellt (also keine ZUGFeRD-Rechnung). Bietet in der Praxis keinen Vorteil.

Kennzeichnung von Ausdrucken

Damit für den Empfänger erkennbar ist, dass es eine ZUGFeRD-Rechnung ist, wird im Rechnungskopf (Platzhalter $ZUGFeRDText1$) folgendes ausgedruckt:
Dies ist eine Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard (Format XRechnung) und kann maschinell eingelesen werden.

Fazit

Wenn dann eine Rechnung per E-Mail PDF erzeugt wird, wird automatisch

• bei Kunden wo das Feld „Leitweg-ID“ leer ist, eine Mail mit PDF-Datei im ZUGFeRD Format erzeugt.
• für Kunden wo eine Leitweg-ID hinterlegt ist, eine Mail mit XML-Datei erzeugt.

Zusatzinfos

1. Es funktioniert bei den folgenden Ausdruckarten: RTF-Druck, RTFBatch-Druck, DevExpress-Druck
2. Es funktioniert bei den normalen Rechnungen, bei Sammelrechnungen (und bei der optionalen Sonderfunktion Brutto-Rechnungen).
3. Es funktioniert bei allen Kunden, auch bei temporären Kunden, unabhängig vom Schalter im Kundenstamm.
4. Kundenanlage ist jedoch notwendig, wenn eine Leitweg-ID benötigt wird (Behörden).
5. Im Archiv wird eine ZUGFeRD-PDF abgelegt, nicht das Word-Dokument.
6. Es können auch abweichende Maßeinheiten / Verpackungseinheiten berechnet werden, siehe dazu die Dokumentation Elektronische Rechnung (ZUGFeRD) - abweichende Maßeinheiten

Beispieldaten

Beispieldaten können Sie von uns erhalten oder Sie finden Sie in der gleichnamigen Handbuch-Doku an dieser Stelle

Siehe auch

• Elektronische Rechnung, X-Rechnung - Format UBL
• Elektronische Rechnung, Export für Peppol