Elektronische Rechnung, ZUGFeRD-Format X-Rechnung

Voraussetzung

Je nach Version beinhaltet CDH Office das Erstellen von E-Rechnungen.

Dazu wird eine PDF im ZUGFeRD-Format erzeugt, diese PDF hat eine eingebettete XML-Datei, Ausprägung XRechnung.

Unter XRechnung versteht man im Allgemeinen ausschließlich die strukturierte Datendatei.

CDH Office erzeugt beides, siehe Abschnitt „Fazit“.

Ziel

1. Die Rechnungen werden zurzeit im ZUGFeRD-Format 2.1.1 im Profil XRechnung erstellt, wir erwarten in den nächsten Monaten mehrere Änderungen.
2. Es werden Rechnungen als PDF exportiert bzw. gemailt; die PDF beinhaltet eine eingebettete XML-Datei.
3. PDF und XML-Datei werden zusätzlich auf dem Server abgelegt im Ordner {CDH-Server-Verzeichnis}\export\Zugferd

Einrichtung einmalig für das gesamte System

1. In 5,4,4 „Auftraggeber Bank“ müssen die Zeilen "Kontoinhaber", "IBAN" und "BIC/SWIFT" gefüllt sein.
2. In 5,4,4 „Ansprechpartner & Kürzel“ muss die Spalte „Name ohne Tel.“ gefüllt sein
3. In 5,4,10 Seite 3 über Button „XML-Setup“ muss Ihre Adresse in die oberen Zeilen eingetragen werden (Wichtig sind die Felder "Name 1", "Land, PLZ, Stadt" und "EMail")
4. In 5,4,10 Seite 7 muss das Feld „Ust.Id.Nr.“ mit Ihrer Umsatzsteuernummer gefüllt sein
5. In 5,4,10 Seite 10 muss das Feld „Neue Stammdaten.exe“ auf „Ja“ stehen

Einrichtung, falls Sie XRechnungen auch an Behörden übermitteln (B2G)

1. In 5,4,10 Seite 10 muss das Feld „Neue Stammdaten.exe“ auf „Ja“ stehen
2. In 5,4,10 Seite 11 muss das Feld „Erweiterte Marketing-KZ“ auf „Ja“ stehen
3. Benennen Sie in 5,1,4 eins der 16 Marketingkennzeichen um auf „Leitweg-ID“ (franz. Systeme: "ID de l'itinéraire")
4. Tragen Sie die Leitweg-ID Ihres Kunden genau in dieses Marketingkennzeichen ein

Einrichtung Druckersteuerung pro Arbeitsplatz

1. 5,4,9 starten und links „Rechnung“ anklicken (nicht "Rechnung ZUGFeRD")
2. Rechts oben „Drucker“ anklicken und darunter auf die drei Pünktchen neben Drucker 1 klicken
3. Auf der nächsten Seite E-Mail PDF oder E-Mail-Word->PDF anklicken
4. Ab sofort wird jetzt jede Rechnung automatisch gemailt

Einrichtung pro Kunde

• Bei Rechnungen an Behörden, muss im Kundenstamm unter Zusatzinformationen das Feld „XRechnungCiiLeitweg-ID“ mit der Leitweg-ID gefüllt werden.
• Für „normale“ Kunden muss nichts im Kundenstamm hinterlegt werden.
• Sollte es für bestimmte Kunden, die keine Behörde sind, nötig sein die PDF- und XML-Datei zu senden, dann muss in den Feldern „ZUGFeRD Leitweg-ID“ und „XRechnung CII Leitweg-ID“ einfach „XRG“ eingetragen werden.

Kennzeichnung von Ausdrucken

Damit für den Empfänger erkennbar ist, dass es eine ZUGFeRD-Rechnung ist, wird im Rechnungskopf (Platzhalter $ZUGFeRDText1$) folgendes ausgedruckt:
Dies ist eine Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard (Format XRechnung) und kann maschinell eingelesen werden.

Fazit

Wenn dann eine Rechnung per E-Mail PDF erzeugt wird, wird automatisch

• bei Kunden wo das Feld „Leitweg-ID“ leer ist, eine Mail mit PDF-Datei im ZUGFeRD Format erzeugt.
• für Kunden wo eine Leitweg-ID hinterlegt ist, eine Mail mit XML-Datei erzeugt.

Zusatzinfos

1. Es funktioniert bei den folgenden Ausdruckarten: RTF-Druck, RTFBatch-Druck, DevExpress-Druck
2. Es funktioniert bei den normalen Rechnungen, bei Sammelrechnungen (und bei der optionalen Sonderfunktion Brutto-Rechnungen).
3. Es funktioniert bei allen Kunden, auch bei temporären Kunden, unabhängig vom Schalter im Kundenstamm.
4. Kundenanlage ist jedoch notwendig, wenn eine Leitweg-ID benötigt wird (Behörden).
5. Im Archiv wird eine ZUGFeRD-PDF abgelegt, nicht das Word-Dokument.

Beispieldaten

Beispieldaten können Sie von uns erhalten oder Sie finden Sie in der gleichnamigen Handbuch-Doku an dieser Stelle

Siehe auch

• Elektronische Rechnung, X-Rechnung - Format UBL
• Elektronische Rechnung, Export für Peppol