Elektronische Rechnung, ZUGFeRD-Format X-Rechnung

Voraussetzung

Je nach Version beinhaltet CDH Office die spezielle XRechnung im ZUGFeRD-Format. Es ist ein Add-On, das je nach Vertragsgestaltung geliefert wird.

Ziel

1. Die Rechnungen sollen im ZUGFeRD-Format 2.1.1 im Profil XRechnung erstellt werden, dies ist für öffentliche Behörden Pflichtvorgabe seit November 2020 und wird zukünftig auch ein Standard-Austauschformat werden.[1]
2. Es werden Rechnungen nach PDF exportiert bzw. gemailt; die PDF beinhaltet eine eingebettete XML-Datei.
3. Die XML-Datei wird zusätzlich auf dem Server abgelegt (siehe nachstehender Absatz).
4. Sollte einer Ihrer Kunden „nur“ die XML-Datei benötigen, so kann diese auch nach Kundenanforderung übertragen werden, was jedoch ein manueller Arbeitsschritt ist. Die XML-Datei finden Sie im {CDH-Server-Verzeichnis}\export\Zugferd

Einrichtung

1. In 5,4,4 „Auftraggeber Bank“ muss die Zeile IBAN mit Ihrer IBAN-Nummer gefüllt sein
2. In 5,4,4 „Ansprechpartner & Kürzel“ muss die Spalte „Name ohne Tel.“ gefüllt sein
3. In 5,4,10 Seite 3 über Button „XML-Setup“ müssen die oberen 6 Zeilen mit Ihrer Adresse gefüllt sein
4. In 5,4,10 Seite 7 muss das Feld „Ust.Id.Nr.“ mit Ihrer Umsatzsteuernummer gefüllt sein
5. Bitte besorgen Sie sich von Ihrem Kunden eine Leitweg-ID (nur für XRechnungen an Behörden)
   
   

Nachstehende Punkte sind ebenfalls notwendig, falls XRechnungen an Behörden übermittelt werden:

1. In 5,4,10 Seite 10 muss das Feld „Neue Stammdaten.exe“ auf „Ja“ stehen
2. In 5,4,10 Seite 11 muss das Feld „Erweiterte Marketing-KZ“ auf „Ja“ stehen
3. Benennen Sie in 5,1,4 eins der 16 Marketingkennzeichen um auf „Leitweg-ID“ (franz. Systeme: "ID de l'itinéraire")
4. Tragen Sie die Leitweg-ID genau in dieses Marketingkennzeichen ein.

Einschränkungen

Der Rechnungsdruck im ZUGFeRD-Format funktioniert bei Einzelrechnungen, er kann jedoch nicht bei Sammelrechnungen funktionieren, da pro Rechnung nur „ein“ Kopfdatensatz vorhanden ist.

Exportierte Daten

In die XML-Datei werden folgende Daten exportiert:

1. allgemeine Daten
   1. Rechnungsdaten
      1. Rechnungsnummer
         
      2. Dokumentenname
         
      3. Rechnungsdatum
         
   2. Verkäufer
      1. Name
         
      2. Adresse
         
      3. Steuernummer
         
   3. Käufer
      1. Name
         
      2. Adresse
         
      3. Steuernummer
         
   4. Lieferdatum
   5. Gesamtsumme
      1. Mehrwertsteuerdaten pro Mehrwertsteuersatz
         1. Summe Netto
         2. Mehrwertsteuersatz
         3. Mehrwertsteuerbetrag
      2. Summe Netto
         
      3. Summe Mehrwertsteuer
         
      4. Rechnungsbetrag Brutto
         
2. Positionsdaten
   1. Pro Position
      1. Menge
         
      2. Artikelbezeichnung
         
         

Kennzeichnung von Ausdrucken

Damit für den Empfänger erkennbar ist, dass es eine ZUGFeRD-Rechnung ist, wird im Rechnungskopf (Platzhalter $ZUGFeRDText1$) folgendes ausgedruckt:
Dies ist eine Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard (Format XRechnung) und kann maschinell eingelesen werden.

Fazit

Wenn dann eine Rechnung per E-Mail PDF erzeugt wird (z. B. aufgrund der Einstellungen im Kundenstamm) wird automatisch eine PDF im ZUGFeRD-Format und eine XML-Datei als Mail erzeugt, die dann gemailt werden kann.
Diese XML-Datei ist dann die „reine XRechnung“. Sie ist also im Standardfall doppelt vorhanden, einmal eingebettet in der PDF und zum anderen als separate Mailanlagedatei.
Wird die zusätzliche XML-Datei nicht benötigt, dann bitte im CDH Server/data eine Datei anlegen mit dem Namen ZUGFerDohneXML.ini, diese wirkt dann als Schalter.

Beispieldaten

Beispieldaten können Sie von uns erhalten oder Sie finden Sie in der gleichnamigen Handbuch-Doku an dieser Stelle

Siehe auch

Rechnungsdruck als XRechnung - Format UBL