Datev-Export Eingangsrechnungen (Datev-Format CSV)

Die DATEV-Schnittstelle im aktuellen DATEV-Format (CSV) ermöglicht die Übertragung der Eingangsrechnungen mit Lieferantenstammdaten.

Notwendige Informationen

DATEV - Konten für Eingangsrechnungen:

• Konto Wareneingang steuerfrei
• Konto Wareneingang 19 %
• Konto Wareneingang 7 %
• Fahrzeugkosten
• Benzin
• usw. (alle weiteren Konten und Steuerschlüssel)
• der für Kostenkonten notwendige Steuerschlüssel wird als der Kontonummer vorgestellte Ziffer erkannt
• Wenn Eingangsrechnungen in DATEV bezahlt werden sollen bzw. man kontrollieren möchte, ob eine eingehende Mahnung berechtigt ist: Für alle Zahlungsbedingungen aus 5,4,4,Zahlungsbedingungen einen 3-stelligen nummerischen Code
• z. B. könnte der Code „003“ lauten, wenn die ZB „8 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto“ ist

Vorbereitende Arbeiten

1. Der Datev-Export für Ausgangsrechnungen sollte zunächst eingerichtet sein (siehe BedienungsanleitungDatev-Export Ausgangsrechnungen (Datev-Format CSV)
2. Falls in DATEV Zahlungen arrangiert oder Mahnung überwacht werden sollen: Allen Zahlungsbedingungen in Programm 5,4,4 einen zwei- bis dreistelligen reinen Zahlencode in Spalte „Datev-Nr.“ zuordnen. Diese Codes ebenso in DATEV anlegen und pflegen.
3. Programm 6,7,5 Datev-Export CSV starten
4. Die erfragten Daten werden in den verschiedenen „Einstellungen“ der Schnittstelle beim Erststart eingetragen.
5. Die erfragten Sachkonten bitte im Programm 5,4,4 unter "Kontonummer" aufsteigend hinterlegen.
   • Im Wesentlichen gibt es zwei Arten von möglichen Konten. Ihr Steuerberater kann Ihnen genau sagen, welche Konten vierstellig und welche mit vorgestelltem „90“ eingetragen werden müssen. Die „9“ ist der Steuerschlüssel für 19 % Vorsteuer und da der Steuerschlüssel an der 6. Stelle von rechts (bei 4stelliger Sachkontenlänge) stehen muss, kann eine „0“ dazwischengesetzt werden.
   • Die Wareneingangskonten werden nämlich automatisch besteuert, während meistens die Kostenkonten keine Automatikkonten sind. Damit die Vorsteuer auch verbucht wird, müssen alle Konten, die keine Automatikkonten sind, mit dem Steuerschlüssel „9“ gekennzeichnet werden.
6. In den Einstellungen des „Export-Eingangsrechn.“ kann man die Übertragungsmethode festlegen.
   • Bei „nur nicht übertragene Rechnungen“ auf JA werden alle noch bisher nicht übertragenden Rechnungen des laufenden Monats übertragen, allerdings nur vom Monatsersten bis zum Vortag (also bis gestern). Somit werden sogar zurückdatierte Rechnungen exportiert. Wir empfehlen die Einstellung „nur nicht übertragene Rechnungen erst dann auf JA zu setzen, wenn alles mehrmals sauber gelaufen ist.
   • Hinweis: Wenn dieser Schalter auf JA steht, darf man den Lauf nicht wiederholen, weil dann die neuen Rechnungen durch den ersten Lauf schon als nicht mehr neu gekennzeichnet wurden. Muss aber wiederholt werden, dann bitte dafür den Schalter auf NEIN setzen.
   • Bei „nur nicht übertragene Rechnungen“ auf NEIN wird nur nach Datum eingegrenzt. Bei Wiederholung wird das Von-Datum auf das Datum der letzten Rechnung des letzten Exports gesetzt plus einen Tag.
7. Wir empfehlen mit der Einstellung „nur Rechnungslieferanten“ zu übertragen.
8. Im Exportpfad, der standardmäßig im lokalen CDH-Unterverzeichnis CDHDatev liegt, wird pro Exportlauf ein eigenes Verzeichnis erstellt, z.B. mit Namen „CDHDatevER_2018_01_25_09_47_05“. Diese Zahlenkombination zeigt Ihnen Datum und Uhrzeit, hier 25.01.2018 09:47 Uhr. Wir empfehlen diese Verzeichnisse als Datensicherung bestehen lassen und nur monatlich zu löschen. Den Hinweis auf das Verschieben in ein Unterverzeichnis entnehmen Sie bitte der Anleitung für Ausgangsrechnungen.

Exportmaske:

Einstellungen-Export Eingangsrechnung:

Exportlauf (täglich, wöchentlich, monatlich) Menü 6,7,5

1. Nach dem Erstlauf auf einem Arbeitsplatz ist allein der Exportbereich auf „Eingangsrechnungen“ zu stellen. Bei jedem Export muss nur der Datumsbereich korrekt gesetzt werden. Dann einfach mit Klick „Start“ starten und abwarten.
   Hinweis: Mit dem Export werden die Protokolle des Laufs in Excel ausgegeben. Bitte achten Sie darauf, dass in jedem Protokoll in der Spalte „Exportfehler“ kein Eintrag steht. Nur dann wurde alles fehlerfrei exportiert. Bei Exportfehlern gehen sie bitte nach der Anleitung „DATEV-Export - Mögliche Fehlerursachen“ vor, um den Fehler zu finden. Danach bitte den Export wiederholen.
2. Das geht natürlich nur, wenn der Schalter „nur nicht übertragene Eingangsrechnungen“ nicht angehakt ist. Und es muss darauf geachtet werden, dass Rechnungen nicht doppelt übertragen werden.
3. Wir empfehlen die Summen im Export-Protokoll mit der Eingangsrechnungsliste (Programm 6,6,13,1 oder 2) gleichen Zeitraums zu vergleichen.
4. Fremdwährungsrechnungen werden im EUR-Wert übertragen.
5. Temporäre Lieferanten werden nicht exportiert.
6. Werden Rechnungen wiederholt exportiert, erscheint eine Warnmeldung.
7. Im Zielverzeichnis liegen die Daten als CSV-Dateien und die Protokolle als XLS-Dateien vor. Wenn Sie den DATEV-Import durch den Steuerberater machen lassen, könnte man das komplette Verzeichnis per Email versenden.
8. Die Zieldateien heißen:
   • EXTF_CDHStammdaten.csv und
   • EXTF_CDHBuchungen.csv
     Die Protokolldateien heißen:
   • CDHDatev_Lieferanten.xls und
   • CDHDatev_Eingangsrechnungen.xls
     Nur bei DATEV-Import im Hause: Immer zuerst die Stammdaten-Datei importieren, danach erst die Buchungen-Datei.
9. Beim Buchen jeder Eingangsrechnung muss dem Lieferanten eine Kreditoren-Nummer zugeordnet werden
10. Beim Buchen jeder Eingangsrechnung muss das Feld "Datev-Konto" mit dem entsprechenden Sachkonto bestückt werden. Bitte benutzen Sie die F2-Taste
11. Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen müssen getrennt kontiert werden, d.h. jede MwSt. wird mit einem Teilbetrag einem Konto zugewiesen. Das ist mit Programm 6,6,5 problemlos im Bereich unten rechts möglich. Wenn allerdings die komplette Rechnung auf ein Konto kommt, reicht die Kontierung oben rechts in 6,6,5 völlig aus.

Festschreibekennzeichen – GoBD

Um die Anforderungen der GoBD hinsichtlich der Festschreibung und Unveränderbarkeit zu erfüllen, wurden im DATEV-Programm die Importformate für Buchungssätze um ein Festschreibekennzeichen erweitert.

Einen Musterdatensatz Eingangsrechnung mit Lieferanten und Belegmuster können Sie mit einem Klick hier herunterladen.